.
.
سلسلة الامداد 2 -->

سلسلة الامداد 2

احبابنا اليوم رح نتكلم عن إدارة المخازن
هي المسؤولية عن الاحتفاظ بالموجودات بكميات مناسبة لحين طلبها في مخازن أو مستودعات .

الوظيفة :
1- الاحتفاظ بالمخزون باختلاف أنواعه .
يتم الاحتفاظ بكميات مناسبة من الأصناف لانه
 اذا كانت الكميات اقل مما يجب تعرض المستخدم / المستفيد الى التوقف .
 اذا كانت الكميات اكبر مما يجب ارتفع المخزون وزادت تكلفة التخزين وارتفعت ارقام التالف.

 2-الاحتفاظ بالموجودات بحالتها
أي عدم تعرض المخزون للتلف او تغير المواصفات وذلك بتوفير المكان المخزني المناسب لمادة التخزين .

أهداف التخزين

توفير احتياجات المشروع من المواد والعدد والمعدات الازمة للتنفيذ بالحالة السليمة وبالجودة لمناسبة لضمان عدم ضياع او تلف او سرقة الاصناف المختلفة من خلال وضع نظام دقيق للاستلام وصرف المواد المخزونة

دور امين المستودع

¬ القيام بعملية استلام ومعايرة الاصناف وايداعها في المستودع وتسجيلها ضمن الارصدة المخزنية واحاطة المسؤولين عن أي مخالفات او تجاوزات سواء في المواصفات او الكميات

¬ تخصيص المساحات والاماكن التخزينية بالصلاحيات التي تتوافق مع خصائص الاصناف وطبيعة مكوناتها من حيث التهوية ، الرطوبة ..............

¬ متابعة ارصدة الاصناف ومراجعتها بشكل دوري وتوضيح معدلات السحب ومدى توافقها مع الحدود التخزينية المسموح بها .

¬ الاسراع بالوفاء باحتياجات الانشطة /الخدمات والتحقق من الاصناف المطلوبة ومواصفاتها ومطابقة التعليمات عند الصرف

¬ تصميم سجلات وقوائم الاصناف وفقا لدرجة التجانس والاستخدام بينها وتميزها لتسهيل التعامل عند الطلب واستلامها وبما يمنع التدخل في المسميات او التعارض في الاستخدام

¬ اتخاذ احتياطات الامن المخزوني ضد السرقة والحريق والتلف والتقادم.

¬ عزل الاصناف الراكدة والتالفة والمتقادمة واعلام الجهة المسؤولة عن التصرف فيها على هيئة قائمة تحوي توصيفا لتلك الاصناف وكميتها ونوعيتها لاتخاذ القرار الازم بشأنها

اذا فـ دور امين المستودع يتلخص في :
أولاً - الاستلام:

¬ صورة عن امر الشراء

¬ اخطار الشحن من المورد وذلك قبل ورود المواد

¬ مراجعة الكميات الواردة بغرض التاكد مما يلي
  •         الكمية مطابقة لما صدر بامر الشراء
  •         المواصفات متفقة في (الوزن-الشكل )والقياس مع ماطلب

¬ الوقت : ان الطلبية يتم استلامها في الوقت المحدد

¬ اعداد تقرير بالنقص او التالف يتضمت (الصنف –الكمية – اسم المورد – اسم الناقل /رقم السيارة – كمية التلف –شكل العبوة )

ثانيأ : الفحص: 

تتم بواسطة مسؤول المستودع :في حال الاصناف العادية

تتم بواسطة فني : في حال الاصناف الفنية أو الخاصة

ثالثأً - التوكيد (التنظيم ) :


¬ تفادي الوصف المعقد

¬ تحديد دقيق للمادة

¬ سهولة الاستلام والصرف

الانظمة المستخدمة في التوكيد

¬ النظام الابجدي a/b/c…….

¬ النظام الرقمي 1/2/3……..

يجب ان يشمل على : المقاسات والابعاد والوزن

نظام تصنيف المواد

التصنيف حسب الحركة FSN

¬ اصناف سريعة الحركة FAST

¬ اصناف بطيئة الحركة SLOW

¬ اصناف راكدة NONMOVING

التصنيف حسب اهمية الاستخدامVED :

¬ اصناف هامة VITAL

¬ اصناف متوسطة الاهمية ESSENTIAL

¬ اصناف قليلة الاهمية Desirable

التصنيف حسب العوبة في الحصول على المادة sde

¬ اصناف نادرة Scarce

¬ اصناف يصعب الحصول عليها difficult

¬ اصناف يسهل الحصول عليها easy

رابعاً - الصرف :


¬ يتم الصرف بناء على اذن صرف موقع عليه من المرخص له وبذلك يجب ان تحدد مستويات الصرف ويجب ان تكون التوقيعات على اذن الصرف معروفة لامنان المستودعات واحيانا يتم تحديد اصناف معينة للمستودعات الادارية تحديدالاحتياجات من الاصناف .

¬ عند عدم وجود الصنف المحدد يمكن تحديد البدائل للجهات الطالبة

انواع الصرف : الصرف عند الطلب –الصرف الدوري – الصرف على سبيل الاستعارة – الصرف على سبيل العهدة

اختيار المخزن


· العوامل

· الاسباب

أولاً - العوامل

العوامل الواجب مراعاتها عند التخطيط الداخلي للمستودع :

¬ سهولة استقبال الاصناف الواردة

¬ سهولة وضع الصنف الوارد في البلوك المخصص

¬ سهولة سحب الصنف من البلوك

¬ سهولة استخدام الممرات بجميع انواعها للعمال ووسائل المناوبة

¬ سهولة مرور وسائل المناوبة الداخلية

¬ سهولة جرد المخزون

¬ مراعاة ترقيم الارفف وعمل خريطة شاملة لكل مخزون تبين ممراته ومجموعة الرفوف ومساحة التخزين وارقامها .

العوامل التي تاخذ في الاعتبار عند عملية الترتيب :

يجب ان يكون لكل نوع بند بطاقة رف تحتوي وصف موجز للصنف ورقم التصنيف واي معلومات اخرى توضح ما اذا كانت المهمات خاصة بمشروعات معينة او محجوزة لاي غرض اخر .

يجب مراعاة تخزين البنود المستلمة حديثا بجانب مثيلاتها الموجودة مسبقا والانتباه لصرف القديم قبل الحديث .

طرق ووسائل ومعدات مناولة المواد


يتوقف اختيار وسيلة التداول او الرفع على عدة عوامل :

¬ شكل الجسم المراد نقله او رفعه

¬ وزن الجسم المراد نقله او رفعه

¬ المسافة التي سينقل خلالها وطبيعة الممرات التي ستمر عليها من ناحية سعتها او استواء ارضيتها

¬ طبيعة المادة المطلوب نقلها (صلبة- سائلة – غازية )

النقل اليدوي

¬ يجب اتباع قواعد الحمل الامنة عند النقل باليد

¬ ان يكون الحمل في حدود طاقة الشخص

¬ ان يكون الطريق امام الشخص المحمل بلاحمال ظاهراً دون عوائق

¬ اذا زاد عدد الاشخاص الحاملين لحمل واح يجب ان يتولى احدهم مهمة اعطاء التعليمات وتنسيق حركتهم

¬ اذا كان للحمل احرف حادة يجب ان يزود الحمالين بقفازات واقية

مفهوم جرد المخزون


يقصد بجرد المخزون مختلف الانشطة التي تتعلق بحصر او عد او اقتباس الكميات الموجودة في المستودعات او المخازن من اصناف المواد المختلفة وتسجيل نتائج هذا الحصر او القياس في السجلات والنماذج المخططة لذلك من اجل تسهيل اتخاذ القرارات الادارية فيما يتعلق بالنتائج التي تسفر عنها تلك العملية وترتبط بهذا الهدف اكتشاف حالات التلاعب في السجلات او الغش واسرقه وغيرها من لانحرافات ومن ثم امكانية اتخاذ الاجراءات اللازمة لمعالجتها .

أهداف الجرد


¬ التاكد من مطابقة الارصدة الفعلية للمخزون من الاصناف المختلفة مع الارصدة الدفترية بهذه الاصناف المختلفة كما توضحها سجلات المخزون

¬ التاكد من سلامة السجلات والمستندات المستخدمة في تسجيل عمليات التسليم والصرف او تداول الاصناف المخزونة بين المخازن او جهات الاستخدام المختلفة .

¬ التحقق من صحة القيود المحاسبية والعرف على الثغرات الموجودة بالمستندات والنماذج المستخدمة والعمل على تطويرها .

¬ تقديم الدليل المادي الى المدققين والاجهزة الرقابية بوجود نظام يكفل التحقق من مطابقته موجودات المخازن من مواد ومعدات مع البيانات الدفترية .

ولكي يحقق جرد المخزون الاهداف المرجوة منه فان هناك عددا من الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند القيام بعملية الجرد ومن اهم هذه الاعتبارات :

¬ يشمل الجرد جميع الموجودات المخزنية سواء كانت مملوكة للمنظمة او مستأجرة

¬ من الضروري ان تتوقف عن جميع مليات التداول المخزون اثناء الجرد وذلك حرصاً على دقة التنفيذ وتجنباً لحدوث الارتباك في العمل خلال الجرد .

أنواع الجرد وتوقيته

¬ الجرد الدفتري

¬ الجرد الفعلي

¬ الجرد الدوري

¬ الجرد المستمر


بقلم : محمد النعسانلاتنسونا من الدعاء #فريق خطوة

رابط القناة على التلغرام

و صفحتنا على الفيس بوك

وموقعنا على الويب

خطوة داخل سوريا



جديد قسم : التنمية البشرية

إرسال تعليق

close