.
.
ادارة سلسلة التوريد 3 -->



ادارة سلسلة التوريد 3


سياسة المشتريات

1. مفاهيم عامة


تسمى هذه الوثيقة بسياسة المشتريات الخاصة بمنظمة
تتألف هذه الوثيقة إلى قمسين رئيسين وهما:

1. مشتريات وحدة الإدارة التنفيذية:

 يعني هذا القسم بجميع مشتريات وحدة الإدارة التنفيذية من مواد ومعدات وأدوات وخدمات ... إلخ حتى تقوم هذه الوحدة بجميع فروعها ومكاتبها التنفيذبة بمهامها على أكمل وجه.

يقوم قسم المشتريات في مديرية الشؤون المالية والمحاسبية بإدارة كافة عمليات الشراء الخاصة بوحدة الإدارة التنفيذية بدءاً من مرحلة التخطيط للشراء ومروراً بمرحلة التعاقد وإنتهاءاً بمرحلة تنفيذ عملية الشراء

2. مشتريات المشاريع: 

يعنى هذا القسم بجميع مشتريات المشاريع المباشرة من مواد وخدمات وأعمال وأداوات ... إلخ حتى يتم تنفيذ المشروع واستكماله بشكل كامل.

يقوم قسم مشتريات المشاريع في مديرية البرامج بإدارة كافة عملية الشراء الخاصة بالمشاريع بدءاً من مرحلة التخطيط للشراء ومروراً بمرحلة التعاقد وإنتهاءاً بمرحلة تنفيذ عملية الشراء

2. أنواع المشتريات


تنقسم أنواع المشتريات بشكل عام إلى الأنواع الثلاثة التالية:

1. مشتريات البضائع:


وهي جميع المواد والمعدات والأدوات التي لها حيز فيزيائي ويمكن قياسها بوحدات القياس

بالنسبة لمشتريات وحدة الإدارة التنفيذية، يقوم القسم المختص بالمنظمة بتحديد المواصفات الأولية والمخططات اللازمة للبضائع التي سيتم شرائها بشكل عام فالكمبيوترات والتجهيزات المكتبية يقوم قسم "تكنولوجيا المعلومات" بمهمة تحديد المواصفات الأولية لجميع التجهيزات الكمبيوترية وقسم الشؤون الإدارية يقوم بتحديد المواصفات العامة لجميع المفروشات والتجهيزات المكتبية والقرطاسية.

بينما تقع على عاتق قسم دراسات المشاريع في مديرية البرامج مسؤولية وضع المواصفات الفنية وجداول الكميات والمخططات ولوائح الشركات المصنعة


2. مشتريات الخدمات:


ويندرج ضمن هذا النوع من المشتريات جميع الخدمات التي تتطلب جهداً فكرياً أو عضلياً كالإستشارات بأنواعها المختلفة والنقل والخدمات اللوجستية والتدقيق المالي والإداري ومراقبة الجودة والتأمين بأنواعه المختلفة وخدمات توريد العمالة وخدمات الإشراف والتقييم

فيما يخص مشتريات وحدة الإدارة التنفيذية، يقوم كل قسم من أقسام المنظمة بتحديد الخدمات التي تحتاجها وحدة الإدارة التنفيذية من أجل قيامها بمهامها على أكمل وجه ويتم رفع هذه الإحتياجات إلى المدير التنفيذي للموافقة عليها

بينما يقوم قسم دراسات المشاريع بتحديد الخدمات التي يحتاجها أي مشروع


3. مشتريات الأعمال:


ويندرج ضمن هذا النوع من المشتريات جميع أنواع الأعمال التي يدخل فيها توريد البضائع بالإضافة للخدمات التي تتطلب جهداً عضلياً وفكرياً كأعمال البناء والديكور الداخلي والبنى التحتية

بالنسبة لمشتريات وحدة الإدارة التنفيذية، يقوم كل قسم من أقسام المنظمة بتحديد الأعمال التي تحتاجها وحدة الإدارة التنفيذية من أجل قيامها بمهامها على أكمل وجه ويتم رفع هذه الإحتياجات إلى المدير التنفيذي للموافقة عليها

بينما يقوم قسم دراسات المشاريع بتحديد المشتريات الخاصة بكل مشروع على حدة


3. طرق الشراء


لكل نوع من أنواع المشتريات سابقة الذكر ثلاثة طرق من الشراء حسب قيمة هذه المشتريات وهي:

1. الشراء المباشر:


جميع البضائع التي تساوي أو تقل قيمتها عن المبلغ المذكور في الجدول رقم (1-2 ) للشراء الواحد تخضع لشريحة الشراء المباشر بشقيها التاليين:

i. الشراء المباشر بدون طلب عروض أسعار:


جميع المشتريات التي تساوي أو تقل قيمتها عن المبلغ المذكور في الجدول رقم (1 -2 ) يتم شرائها مباشرة من المورد بدون طلب عروض أسعار مسبق. يتم اعتماد لائحة بأسماء الموردين الذين يتم الشراء منهم من قبل المدير التنفيذي ولايتم إجراء أية عملية شراء مباشر من مورد غير مدرج اسمه في هذه اللائحة.

ii. الشراء المباشر بطلب عروض أسعار بالظرف المفتوح:


جميع البضائع التي تترواح قيمتها بين المبلغين المذكورين في الجدول رقم (1 -2 ) يتم شرائها عبر طلب عروض أسعار بالظرف المفتوح. لايشترط وجود ثلاثة عروض أسعار لهذه الشريحة من الشراء ولكن يفضل أن تكون هناك ثلاثة عروض. يتم وضع لائحة بأسماء الموردين لمختلف أنواع المشتريات بعد إجراء عملية تقييم أولي لهؤلاء الموردين ويتم إعتماد هذه اللائحة من قبل المدير التنفيذي.

بطريقة الشراء المباشر لاحاجة لارسال أمر شراء للجهة الموردة ويتم التعاقد والتوريد مباشرة


2. المناقصة المحدودة:


جميع المشتريات التي تترواح قيمتها بين المبلغين المذكورين في الجدول رقم (1 -2 ) تخضع لشريحة الشراء بطريقة المناقصة بشقيها التاليين:

iii. الشراء بطريقة طلب عروض أسعار مغلقة:


جميع المشتريات التي تتراوح قيمتها بين المبلغين المذكورين في الجدول رقم (1 -2 ) يتم شرائها عبر طريقة الشراء بطلب عروض أسعار مغلقة. يشترط لإتمام عملية الشراء هذه وجود ثلاثة عروض أسعار مالم يتعذر لذلك لأسباب مبررة. يتم وضع لائحة بأسماء الموردين الذين سيدعون لتقديم عروض أسعارهم بعد إجراء عملية تقييم أولية لهؤلاء الموردين ويتم اعتماد هذه اللائحة من قبل المدير التنفيذي

iv. الشراء بطريقة المناقصة المحلية المحدودة:


جميع المشتريات التي تترواح قيمتها بين المبلغين المذكورين في الجدول رقم (1 -2 ) يتم شرائها بطريقة المناقصة حيث يتم تجهيز وثائق المناقصة وتحديد لائحة الشركات التي ستدعى لهذه المناقصة بعد إجراء عملية تقييم أولي لهذه الشركات لمعرفة مدى قدرتها على توريد هذه المشتريات وجودة المنتجات التي توردها وتأكيد هذه الشركات اهتمامها بالمشاركة بهذه المناقصة.

بطريقة الشراء عبر المناقصة المحلية يتم التعاقد عبر ارسال أمر شراء والتوقيع عليه من قبل مسؤول المشتريات المختص


3. المناقصة الدولية:


جميع المشتريات التي تزيد قيمتها عن المبلغ المذكور في الجدول التالي تخضع لشريحة الشراء بطريقة المناقصة الدولية بشقيها:

v. الشراء بطريقة المناقصة الدولية المحدودة:


جميع المشتريات التي تتراوح قيمتها بين المبلغين المذكورين في الجدول رقم (1 -2 ) يتم شرائها عبر طريقة المناقصة الدولية المحدودة حيث يتم تجهيز جميع الوثائق الخاصة بالمناقصة من دفتر الشروط القانونية والمواصفات الفنية ويتم تحديد الدولة أو الدول التي سيتم طرح المناقصة بها على أن يتم نشر إعلان المناقصة عبر الوسائل الإعلامية المتوفرة. تخضع عملية تحديد لائحة الشركات التي ستدعى إلى هذه المناقصة بناءاً على تقييم مسبق للكفاءة بعد تحديد المعايير اللازمة لهذه المناقصة.

vi. الشراء بطريقة المناقصة الدولية المفتوحة:


جميع المشتريات التي تزيد قيمتها عن المبلغ المذكور في الجدول التالي يتم شرائها بطريقة المناقصة الدولية المفتوحة حيث يتم وضع وثائق المناقصة ويتم نشر إعلان عنها عبر المواقع الدولية للمناقصات كموقع (DgMarket) ولايجب تحديد دولة بعينها بطريقة الشراء هذه.

بطريقة الشراء عبر المناقصة الدولية، يتم إجراء التعاقدات بعد استكمال عملية التقييم وتحديد الشركة الفائزة والتعاقد معها.

جدول رقم – 1 – (طرق الشراء الخاصة بمشتريات المشاريع)


مشتريات المشاريع
البضائع
الخدمات
الأعمال
شراء مباشر
5,000
1,000
10,000
شراء مباشر ظرف مفتوح
5,001 – 25,000
1,001 – 5,000
10,001 – 50,000
شراء مباشر ظرف مغلق (مناقصة محلية مغلقة)
25,001 – 50,000
5,001 – 10,000
50,001 – 100,000
مناقصة محلية مفتوحة
50,001 – 250,000
10,001 – 50,000
100,001 – 500,000
مناقصة دولية مغلقة
250,001 – 500,000
50,001 – 100,000
500,001 – 1,000,000
مناقصة دولية مفتوحة
> 500,000
> 100,000
> 1,000,000


جدول رقم – 2 – (طرق الشراء الخاصة بمشتريات وحدة الإدارة التنفيذية)
مشتريات وحدة الإدارة التنفيذية
البضائع
الخدمات
الأعمال
شراء مباشر
2,500
500
5,000
شراء مباشر ظرف مفتوح
2,501 – 12,500
501 – 2,500
5,001 – 25,000
شراء مباشر ظرف مغلق
12,501 – 25,000
2,501 – 5,000
25,001 – 50,000



4. أقسام المشتريات


يقوم بعملية الشراء أحد القسمين التاليين في المنظمة:

1. مشتريات الوحدة التنفيذية


يعتبر قسم المشتريات التابع لمديرية الشؤون المالية والمحاسبية الجهة المسؤولة داخل المنظمة عن كافة العمليات الخاصة بمشتريات وحدة الإدارة التنفيذية بكافة مراحلها المختلفة

يتقدم كل قسم من الأقسام في وحدة الإدارة التنفيذية بطلب توريد للمشتريات التي يحتاجها موقعاً من مدير هذا القسم ومدير المديرية التي يتبعها هذا القسم إلى المدير التنفيذي الذي يقوم بدراسة هذا الطلب واتخاذ الإجراء المناسب برفض هذا الطلب أو بتحويله بعد الموافقة عليه إلى مدير مديرية الشؤون المالية والمحاسبية الذي يقوم بدوره بتحويل هذا الطلب إلى مدير قسم المشتريات ليقوم بدوره بإجراء التوريد في حال توفر هذه البضائع في مستودعات المنظمة أو إجراء عملية الشراء في حال عدم توفرها.

يتم تعيين شخص مسؤول عن عمليات المشتريات لتنفيذ عمليات المشتريات


2. مشتريات المشاريع:


يتم تحديد لائحة للبنود الرئيسية التي تحتاج إلى شراء في الدراسة الأولية للمشروع (Project Proposal Form) على أن يتم تحديد طريقة الشراء في مرحلة الدراسة النهائية للمشروع

يقوم قسم مشتريات المشاريع بإدارة عمليات المشتريات بدءاً من مرحلة التخطيط ومروراً بمرحلة التعاقد وإنتهاءاً بمرحلة التنفيذ

يقوم قسم دراسات المشاريع بتحديد المواصفات العامة والخاصة لهذه المشتريات (المواصفات الفنية – جداول الكميات – لائحة المصنعين – المخططات اللازمة - ... إلخ


5. مراحل العمل بالمشتريات (التخطيط للمشتريات):


1. مرحلة التخطيط للمشتريات:


عند وضع دراسة المشروع الأولية (Project Proposal) يجب أن يتم تشمل قسم خاص بالمشتريات بحيث يتم وضع ملخص خطة المشتريات والتي تتضمن احتياجات المشتريات من الأنواع المختلفة للمشتريات وجدول بعمليات المشتريات اللازمة وتحديد طريقة الشراء لكل عملية

بعد أن يتم تحديد احتياجات المشروع الرئيسية، يتم تحديد نوع المشتريات (بضائع – خدمات – أعمال) لكل بند من البنود المختلفة من الاحتياجات ثم يتم دراسة إمكانية دمج بعض البنود ذات الطبيعة المتشابهة مع بعضها البعض لنخلص إلى اللائحة النهائية للإحتياجات ثم نقوم بعدها بتحديد طريقة الشراء لكل بند من البنود المختلفة حسب الجدول المبين أسفله (العملة بالدولار الأمريكي):

مهام هذه المرحلة تطبق على جميع أنواع وطرق المشتريات


6. مراحل العمل بالمشتريات (مرحلة المشتريات):


بعد اتخاذ القرار بالبدء بتنفيذ أي مشروع وتأمين التمويل اللازم للبدء به، يقوم قسم دراسات المشاريع بوضع الدراسات التفصيلية لهذا المشروع والتي تتضمن المواصفات العامة والخاصة، جداول الكميات، جداول الشركات المصنعة المعتمدة، المخططات والمقاطع بحيث يتم وضع جداول المشتريات اللازمة وكمياتها التقديرية أولاً وتحويل هذه الجداول إلى قسم المشتريات للبدء بمراحل المشتريات والتي تضم:

2. المرحلة الأولى: وضع الخطة التنفيذية للمشتريات:

يتم في هذه المرحلة وضع الخطة النهائية للمشتريات والتي تتضمن وضع اللائحة النهائية للمشتريات، وضع لائحة أولية بأسماء الشركات التي ستدعى لتقديم عروضها، وضع البرنامج الزمني للمشتريات

مهام هذه المرحلة تطبق على جميع أنواع وطرق المشتريات


3. مرحلة وضع لائحة الشركات المهتمة


بعد وضع خطة المشتريات التنفيذية، يتم التواصل مع الشركات الموجودة في لائحة الشركات لضمان توفر البنود التي سيتم شرائها لدى هذه الشركات وتلمس الاهتمام الأولي لدى هذه الشركات لتقديم عروضها. النتيجة النهائية لهذه المهمة هي وضع اللائحة النهائية للشركات التي تتوفر لديها بنود المشتريات ولديها الرغبة الأولية بتقديم عروض أسعارها.

بالنسبة لطريقة الشراء بالمناقصة المحلية المغلقة والمناقصة الدولية المغلقة، يتم وضع معايير ونموذج التأهيل الأولي للشركات ومن ثم مراسلتها من أجل ملئ نموذج التقييم الأولي. بعد استلام نماذج التأهيل الأولي من الشركات، يتم عمل التقييم لهذه الشركات ووضع اللائحة النهائية للشركات المؤهلة لتقديم عروضها.

مهام هذه المرحلة تطبق على جميع أنواع المشتريات وجميع طرق المشتريات ماعدا الشراء المباشر والمناقصة المحلية المفتوحة والمناقصة الدولية المفتوحة


4. مرحلة تجهيز وثائق المناقصات


يتم تجهيز وثائق المناقصة (دفاتر الشروط القانونية والمواصفات الفنية) للبنود التي تندرج في عملية شراء واحدة على أن تتضمن هذه الوثائق بشكل عام على الفقرات التالية (على سبيل العرض وليس الحصر):

- تعليمات العارضين

- معايير التقييم

- النماذج المعتمدة

- المواصفات الفنية

- شروط العقد العامة والخاصة

يتم اشتراط تقديم العروض على ظرفين الأول يحتوي العرض الفني شاملاً الضمانات والتأمينات ووثائق الدعم المطلوبة والثاني يحتوي العرض المالي

مهام هذه المرحلة تطبق على جميع أنواع المشتريات وجميع طرق المشتريات ماعدا الشراء المباشر


5. مرحلة استدراج عروض أسعار


بعد الانتهاء من وضع دفتر الشروط القانونية والمواصفات الفنية عبر قسم المشتريات التابع لمديرية المشاريع، يتم اعتماد هذه الوثائق من مدير مديرية البرامج ومن ثم يتم توجيه الدعوات المباشرة للشركات المدرجة في لائحة الشركات النهائية أو نشر إعلان المناقصة على موقع المنظمة وعلى مواقع المناقصات العالمية الأكثر إنتشاراً كموقع (دي جي ماركت)

يتم اعطاء مهل لاستلام العروض على أن لاتقل عن اسبوع للشراء بطريقة شراء مباشر بالظرف المفتوح واسبوعين لطريقة الشراء بالمناقصة المحلية المغلقة أو المفتوحة واربعة اسابيع لطريقة الشراء بالمناقصة الدولية المغلقة والمفتوحة

كما يتم اعطاء مهلة للشركات ضمن فترة تقديم العروض من اجل تقديم طلبات الاستفسارات على أن يتم اقفال فترة تقديم الاستفسارات قبل موعد لايقل عن 3 ايام عن موعد تقديم العروض

مهام هذه المرحلة تطبق على جميع أنواع المشتريات وجميع طرق المشتريات ماعدا الشراء المباشر


6. مرحلة تقييم عروض الأسعار


يتم تقديم العروض حسب الشروط المنصوص عنها في وثائق المناقصة ولايتم قبول اي عرض غير متوافق مع هذه الشروط

يتم اشتراط تقديم هذه العروض بالظرف المختوم قبل أو بتاريخ الموعد المحدد ولايتم قبول أي عرض تم تقديمه بعد التاريخ المحدد لاستلام العروض

بعد استلام العروض، يتم فتح العروض للمناقصات المحلية والدولية ويشترط السماح للشركات بحضور اجتماعات فض العروض في طرق المشتريات للمناقصات المحلية المفتوحة والدولية المغلقة والمفتوحة

المرحلة الأولى من فض العروض تشترط البدء بفتح الظرف الخاص بالعرض الفني والتأكد من استكمال الشركة لجميع الاشتراطات المنصوص عنها في وثائق المناقصة لقبول العرض

يتم فتح الظروف الخاصة بالعرض المالي للشركات التي تقدمت بجميع الوثائق المطلوبة لقبول العرض على أن يتم تسجيل محضر بفتح العروض الفنية والمالية بالاضافة إلى جدول بالحضور

بعد فتح العروض الفنية والمالية، يتم تشكيل لجنة برئاسة مدير قسم المشتريات وعضوية شخص من قسم دراسات المشاريع وشخص من قسم تنفيذ المشاريع من أجل دراسة العروض المقدمة وتجهيز تقرير تقييم العروض ووضع المقترحات النهائية

يسمح بالمفاوضات مع الشركات الأوائل حسب تقييم العروض المقدمة في حالة المناقصة المحلية فقط، بينما بحالة المناقصة الدولية لايسمح بالمفاوضات مطلقاً

يحق للجنة التقييم مراسلة الشركات لطلب التوضيحات أو استكمال بعض الأوراق.

7. مرحلة التعاقد


بعد الانتهاء من تقييم العروض، يرفع التقرير إلى مدير قسم البرامج ومنه إلى المدير التنفيذي.

بالنسبة للمشتريات بطريقة الشراء المباشر، يتم اتخاذ القرار بالشراء من قبل مدير قسم المشتريات، بينما يكون المسؤول على إعطاء الموافقة على إتمام عملية الشراء بطريقة المشتريات للمناقصة المحلية مدير قسم البرامج ولطريقة الشراء بالمناقصة الدولية المدير التنفيذي لوحدة الإدارة التنفيذية

يتم التعاقد بطريقة الشراء المباشر عبر تنفيذ عملية الشراء مباشرة، بينما تتطلب عملية الشراء بالمناقصة المحلية رفع طلب شراء محلي موقع من قبل مدير البرامج وموافق عليه من قبل الطرف الثاني.

طريقة الشراء بالمناقصة الدولية يتم تنفيذ عملية الشراء لها عبر عقد رسمي موقع عليه من قبل الطرفين بعد استيفائه لجميع شروط العقد


7. مراحل العمل بالمشتريات (مرحلة تنفيذ المشتريات):


بعد اتخاذ القرار بتنفيذ عملية الشراء، يتم الانتقال إلى المرحلة التالية وهي:

8. مرحلة تنفيذ المشتريات


يقوم القسم المختص (قسم مشتريات وحدة الإدارة التنفيذية أو قسم مشتريات المشاريع) بإدارة عملية تنفيذ المشتريات وضمان وصول المشتريات للموقع النهائي لها

جميع الأمور اللوجستية والتعاقدية تقع على عاتق قسم المشتريات وحده

بالنسبة للمشتريات بطريقة الشراء المباشر، يقوم مسؤول المشتريات بتنفيذ عملية المشتريات بنفسه على أن يتم استلام قيمة المشتريات من قسم المحاسبة بموجب سندات قبض رسمية وتسليمها إلى الشركة التي تمت عملية الشراء منها مباشرة من قبله.

أما بالنسبة للمشتريات بطريقة الشراء بالظرف المفتوح، فيتم الحصول على فاتورة بقيمة المشتريات من قبل الشركة ويقوم مسؤول المشتريات بتجهيز طلب دفعة يقدم إلى المحاسبة بعد التوقيع عليه من قبل مدير قسم المشتريات ومدير مديرية البرامج

أما بالنسبة للمشتريات بطريقة الشراء بالمناقصة المحلية المغلقة المفتوحة، يتم الحصول على طلب دفعة من قبل الشركة على أن يقوم مدير قسم المشتريات بتجهيز شهادة دفع توقع من قبل مدير القسم ومدير البرامج.

أما بالنسبة للمشتريات بطريقة الشراء بالمناقصة الدولية المغلقة المفتوحة، يتم الحصول على طلب دفعة من قبل الشركة على أن يقوم مدير قسم المشتريات بتجهيز شهادة دفع توقع من قبل مدير القسم ومدير البرامج والمدير التنفيذي.


8. الشروط العامة للمشتريات:


بالنسبة للمناقصات المحلية المغلقة أو المفتوحة، لا يشترط فيها تقديم تأمينات أولية بينما يشترط التأمينات الأولية في نوعي المناقصات الدولية

بالنسبة لكفالات حسن التنفيذ، يشترط تقديم هذه الكفالات في طرائق المشتريات للمناقصات المحلية والدولية على حدٍ سواء

يتم مراعاة شروط التعاقد المنصوص عنها في القانون السوري من حيث العقوبات الاقتصادية على الدول أو الشركات أو الأشخاص


هذا الملف تم نشره على قناة خطوة في التنمية البشرية

رابط القناة على التلغرام

https://t.me/joinchat/AAAAAFMqaEapd9YpVM5iOQ

و صفحتنا على الفيس بوك

https://www.facebook.com/vacanciesForSyrians/

وموقعنا على الويب

http://www.khotwa.net

لا تنسى أن كنت من الباحثين عم عمل اليك قناتنا

خطوة داخل سوريا

https://t.me/joinchat/AAAAADw62UxWXBt699al_Q



Telegram (https://t.me/joinchat/AAAAAFMqaEapd9YpVM5iOQ )www.facebook.com/vacanciesForSyrians/



وموقعنا على الويب

http://www.khotwa.net

لا تنسى أن كنت من الباحثين عم عمل اليك قناتنا

خطوة داخل سوريا

https://t.me/joinchat/AAAAADw62UxWXBt699al_Q



Telegram (https://t.me/joinchat/AAAAAFMqaEapd9YpVM5iOQ )

جديد قسم : التنمية البشرية

إرسال تعليق

close