.
.
كيف أكتب خطة التوزيع ؟ -->

كيف أكتب خطة التوزيع ؟

مقدمة 

لمحة سريعة عن المنظمة والمشروع، ويجب ان تحدد خطة التوزيع أدوار ومسؤوليات كل قسم بالإضافة إلى الخطوات الرئيسية في التوزيع.
يجب توفير فرق التوزيع وادارتها بشكل يحقق الفهم التام لأدوارها ومسؤولياتها بشكل أفضل لضمان سير عملية التوزيع بسلاسة.

شرح طبيعة المساعدة المقدمة

- في حال كانت مثلا مساعدة غذائية يتم تحديد الكميات وطريقة التغليف المتبعة
- يجب بإعلام المستفيدين في حال حدوث أي تغيير مع أي عنصر (وزن أو حجم أو محتوى) FB من السلة
- ويتم قياس باقي المشاريع على هذا النمط .

نقاط التوزيع:

• تقع بالقرب من المستلمين قدر الإمكان
• ينبغي أن تكون نقطة التوزيع المثالية (في المنتصف) آمنة ويمكن الوصول إليها بسهولة للمستفيدين المستهدفين ، و منظمة تنظيما جيداً وخالية من التهديد لجميع المستخدمين (المستفيدين والفريق الميداني)
• إيلاء اهتمام خاص للنساء والشيوخ والأشخاص ذوي الإعاقة.
• يتم اختيار نقاط التوزيع بالاتفاق مع فريق عمل المنظمة والسلطة المحلية والمستفيدين على أساس الوضع الأمني والظروف البيئية.
• يتم تحديد نقاط التوزيع التي تم اختيارها ضمن خطة التوزيع .

موظفي التوزيع:

يجب ان يكون عدد الموظفين كافي لإتمام عملية التوزيع ويتضمن مشرفو توزيع ، مجال المنسقين / الضباط (FS  مفتش جودة (ضابط ومسؤولي الخدمات اللوجستية والموزعين ومراقبي التوزيع والعمل اليومي (إذا لزم الأمر).
• جاهزية الموظفين فورتكليفهم من قبل المنظمة

الخطة اللوجستية:

 • تشمل توثيق و رصد الخارج من المخزون قبل و نهاية فترة التوزيع من قبل فريق
البرنامج کل يوم کما هو مخطط في جدول التوزيع.
• قدرة النقل (عدد وحجم الشاحنات) والخدمات لنقل البضائع والسلع من المستودع من وإلى مراكز التوزيع (في حالة وجود أي مجموعة غير موزع) سيتم تحديده بناءً على عدد المستفيدينالمخطط لتلقي حصتهم المدرجة في جدول التوزيع.
• سيقوم فريق بقيادة عملية تسليم الطرود إلى موظفي في نقاط التوزيع و للتقليل من فقدان البضائع (يجب تغطية الشاحنات ، وإغلاقها ولها ورقة مضادة للماء)

عملية التوزيع:
١. قبل التوزيع:
تقوم المنظمة بإعداد عدد كاف من الموظفين اعتمادا على العدد المستفيدين المخطط التوزيع لهم.
• سيكون هؤلاء الموظفون مسؤولين عن تحقيق توازن جيد بين الجنسين وتنظيم جلسة إعلامية لتوزيع المواد و قوائم حزمة التسليم ، وأدوار ومسؤوليات كل موظف.
• تقوم المنظمة بتدريب الموظفين الميدانيين حول طريقة التوزيع المخطط لها والحل الأفضل لأي تحديات محتملة
٢. يوم من التوزيع (من الباب إلى الباب -  يقوم الموظفون الميدانيون بإبلاغ المستفيدين قبل ١يوم أو من خلال اجتماع تمهيدي قبل التوزيع).
• يتم ابلاغ المستفيدين عن العدد الإجمالي للمساعدة التي سيحصلون عليها خلال حياة المشروع
• يجب بإبلاغ المستفيدين في حالة غيابهم أثناء أي جولة من التسليم ، سيفقدون حقهم في استلام السلال في الجولات القادمة من التسليم.
• ابلاغ المستفيدين بأنهم سيفقدون حقهم في استلام السلال في حالة قيامهم ببيع جزءهم السابق ، ويجب بإجراء تحقق سريع للتأكد من ذلك قبل كل جولة تسليم.
٢. خلال التوزيع:
• سيبدأ التوزيع في الوقت والتاريخ والموقع المتفق عليهما.
• يتم تفريغ المواد والتعامل معها بطريقة سليمة وآمنة للحماية من التلف والشمس والمطر
والرياح
.GRN • سيكون موظفو فريق الميداني مسؤولين عن عملية التوزيع وسيوقعون المستفيدين
• تنظيم التوزيع بطريقة منظمة ، الرجال والنساء في خطوط مختلفة تعطي الأولوية للنساء الحوامل وكبارالسن وتنفيذالسلسة التقنية الموصى بها اثناءالتوزيع بشكل جيد لتسهيل وتسريع العملية.
• سيكون فريق الميداني مسؤول عن مراقبة عملية التوزيع وإرسال التقارير( ردود الفعل )حول نشاط التوزيع وسوف يضمن جودة السلع والوزن وطريقة التعبئة والتغليف. بالإضافة إلىذلك ، قم بتقديم المساعدة إلى فريق التوزيع حسب الحاجة.
• سيكون الموظفون الميدانيون مسؤولين عن إعداد وإدارة مكان التوزيع ، من خلال إعدادWC) (الكراسي والطاولات والظل) حسب الحاجة ، وسيضمن أن يكون للمكان خدمات عامة ومياه الشرب ... الخ.).
المعدات الأساسية لفريق التوزيع:
مياه الشرب ، مجموعة الإسعافات الأولية (يجب أن يكون لدى فريق التوزيع عضو واحد علىالأقل مدرب في الإسعافات الأولية) ، الهواتف الذكية ، الكراسي والطاولات ، معدات السلامة والحماية مثل القفازات ، الأحذية المطاطية ، المظلات…. إلخ ، الكاميرا (ينبغي استشارة المستفيدين لموافقتهم قبل التقاط صورهم) ، ضوء الفلاش ، الأقمشة المرئية ، النشرات (اسم البرنامج ، الشعارات وآلية التغذية المرتدة) ، قائمة المستفيدين النهائيين (تبين حجم الأسرة) ،
ومعرفات أعضاءالفريق) ، GRNs) خريطة المنطقة ، كل المطلوب المستندات
• في حال كانت سياسة المنظمة لا تسمح بمشاركة قائمة المستفيدين مع المجلس المحلي أوالسلطة المحلية أو وسائل الإعلام الاجتماعية أو النشر في الأماكن العامة يجب الالتزام بهذه السياسة
• سيكون الموظفون الميدانيون مسؤولين عن تقسيم المستفيدين وفقا لساعات اليوم وسيديرون طابور المستفيدين (خط واحد للرجال وخط واحد للنساء)
• سيكون الموظفون الميدانيون مسؤولين عن فحص وأخذ نسخة من بطاقات هوية المستفيدين ، كنسخة مطبوعة أو GRNS أو ملء نموذج ، FB واتخاذ توقيع المستفيدين خلال تسليم ومزامنة البيانات. 
• سيقوم الموظفون الميدانيون بنشر ملصق في نقطة التوزيع بما في ذلك آلية الشكوى والتغذية المرتدة ، تقارير توزيع:
• ينبغي استكمال تقارير التوزيع لكل دورة توزيع أو غير ذلك من الفترة المتفق عليها (على سبيل المثال ، يومية وأسبوعية وشهرية). المعلومات الدنيا التالية مطلوبة:
• عدد المستفيدين الفعليين المستلمين خلال فترة التوزيع المحددة (مقابل عدد المستفيدين
المسجلين)
• توازن مجموعات المواد الغذائية في بداية فترة التوزيع ونهايتها
• كمية كل سلعة موزعة أو خسائر(مفقودة) أو أضرار
• التحديات التي تم مواجهتها أثناء التنفيذ.
• يقوم فريق التوزيع و على الفور بإبلاغ فريق الادارة إذا اكتشف أي نوع / علامة على وجود فساد أو محاولة من أي طرف للتأثير على نزاهة وشفافية التوزيع.

توزيع المواد الغذائية:

سيتم إيقاف التوزيع في أي من الحالات التالية:
• حالة أمنية سيئة / وضع بيئي سيئوما إلى ذلك) ، LC ، 
• التدخل من أي جزء خارجي (جيوش
• حالة فقدان عناصر من داخل السلال او عدد من السلال
في حالة مواجهة فريق التوزيع لأي مشاكل ، ستقوم الفرق الميدانية بإبلاغ فريق الادارةعن أي حادث.

تصريح أمني :

يجب أن يتبع فريق التوزيع والمستفيدين الالتزام التام بالتعليمات الأمنية لتجنب تعرضهم لمزيد من الأذى.
• ضمان تقديم معلومات واضحة للمجتمع / المستفيدين بشكل مسبق .
• تذكر أن المناطق المزدحمة تعتبر دائمًا هدفًا للغارات الجوية
• اطلب من قادة المجتمع تقديم المشورة والمساعدة في السيطرة على الحشود ، وحول مدى ملاءمة تدابير السيطرة على الحشود (على سبيل المثال ، وجود سلطة معترف بها).

جديد قسم : التنمية البشرية

  1. مقالة رائعة وكافية تماماً لعملية التوزيع وتتحدث المقالة عن جميع نشاطات التوزيع بالتفصيل وبطريقة مرتبة ...انصح بقراءتها

    ردحذف

close