recent
أهم الفرص

مسؤول إداري و لوجستي في شمال غرب سوريا


مسؤول إداري و لوجستي في شمال غرب سوريا

 يبحث الأشخاص المحتاجون عن (مسؤول لوجستي - مسؤول إداري) لمهمته في شمال غرب سوريا.

المنصب: لوجستي - مسؤول إداري

مكان العمل: شمال غرب سوريا

تاريخ البدء: 01 يناير 2021

نهاية التقديم: 16 ديسمبر 2020

الوصف العام للوظيفة

الإشراف على الأنشطة اللوجستية والمشتريات اليومية ، وتوفير متابعة وصيانة مباني PIN والبنية التحتية ، وتوفير متابعة وصيانة معدات PIN ، وضمان التوريد لمجال نشاطه (المشار إليه فيما بعد بـ "الخاص به") ، وإدارة الفريق ، ليكون مسؤولاً عن المواد والمعدات التي يستخدمها فريقه. مسؤول عن المهام الإدارية المتعلقة بالتمويل والموارد البشرية بالتنسيق مع قائد فريق المساءلة.

التسلسل الإداري

مدير الخط: قائد فريق المساءلة

الإبلاغ عن: السائقين والعمال غير المهرة

يتعاون مع: موظفي TUR LOG

المسؤوليات والمهام الرئيسية:

1. المهام اللوجستية:

أ- الإشراف على الأنشطة اللوجستية اليومية

الإدارة اللوجستية لمرافق PIN

- ضمان توفير القرطاسية والوقود والمواد الاستهلاكية ومواد النظافة وما إلى ذلك للمنشآت

ب. توفير متابعة وصيانة مباني PIN والبنية التحتية

- الاهتمام بصيانة المباني والمرافق

- القيام بزيارة يومية كاملة واحدة على الأقل للمرافق ، وإبلاغ مديره بأي شذوذ أو مشاكل

- تقييم احتياجات إعادة التأهيل

- متابعة أعمال إعادة تأهيل المباني الصغرى وفق التعليمات التي يعطيها المشرف والمحاسبة له على التقدم المحرز

- التحقق من مطابقة المنشآت والمباني للمعايير الأمنية (طفايات حريق ، تركيبات كهربائية مؤرضة ، إلخ)

ج. توفير الصيانة والمتابعة لأجهزة PIN

إدارة توريد وتوزيع الطاقة

- التأكد من أن أعمال الصيانة والمتابعة للمولدات والتركيبات الكهربائية تتم بشكل صحيح

- إدارة الوقود ومواد التشحيم للمولدات والمعدات الأخرى في مرافق PIN

- مراقبة مخزون الأدوات والمعدات الشهرية وتنبيه مشرفه في حالة وجود أي مشاكل

- التحقق من استخدام الأدوات والمعدات بشكل صحيح

إدارة المعدات

- إعداد ومراقبة قوائم جرد الأصول في المعدات المتعلقة بالطاقة وتكنولوجيا المعلومات والاتصالات اللاسلكية (الاتصال بالسجل الرئيسي - التنقل)

د- إدارة ومتابعة الأوامر

- إعداد ومتابعة أوامر الشراء الخاصة بالدائرة

- وضع الأوامر ومتابعتها حسب الإجراءات المعمول بها

- تقديم الدعم الفني لمساعدي السجلات (WH) بشأن تنظيم أجزائه من المخزون وقوائم الجرد

- متابعة استهلاك المعدات والمواد الاستهلاكية المستخدمة من قبل الموظفين

- إجراء جرد مادي للمعدات في المكتب.

تقديم الاقتراحات للتحسينات والتعديلات في جميع مجالات نشاطه

E. الطلبات والتوريد

- عمل أوامر للأصناف الاستهلاكية حسب متابعة الاستهلاك وتكرار التوريد

- تمرير الأوامر إلى رئيس قسم اللوجستيات بتردد متفق عليه مسبقًا مع HL

- جنبًا إلى جنب مع اللوجستي (TUR: متابعة الإرسال ، اختيار أولويات التوريد ، التحقق من استلام الطلبات في الميدان ، متابعة الأرصدة المستحقة

و. أسطول المركبات

- التحقق من جدولة الخدمات القياسية للمركبات وتنفيذها ، وكذلك الفحوصات اليومية والأسبوعية

- التحقق من صيانة دفاتر السجلات ومعدات السيارة بشكل صحيح

- التحقق من الاستهلاك الرشيد لجميع المركبات والمعدات الآلية

- إدارة المخزون الميكانيكي ومتابعة التعويضات (قطع الغيار والمواد الاستهلاكية)

- الإشراف على السائقين وتدريبهم ، والتحقق من تطبيق قواعد رقم التعريف الشخصي وتحديث توصيف الوظائف

- تنظيم التخطيط اليومي واستخدام المركبات

- تنظيم التخطيط اليومي واستخدام المركبات

G.1 إنشاء جهات اتصال والحفاظ عليها داخل الإدارات ، مقدم خدمة النقل 

s والناقلات المحلية وأقسام PIN الأخرى

- تحديث قائمة جهات الاتصال المهنية الخاصة به وإنشاء شبكة. الحفاظ على علاقات مهنية جيدة مع مختلف المحاورين

- اطلاعه على التغييرات في الإجراءات والخدمات الإدارية التي يقدمها مقدمو الخدمات ووكالات العبور

- في حالة وجود أقسام PIN أخرى ، ابق على اتصال معها لتنظيم الطلبات المجمعة وتقليل التكاليف

ز 2 - ضبط التكاليف المتعلقة بالإجراءات الجمركية والإدارية وتقديم الخدمات ولفت انتباه رئيس الخدمات اللوجستية إلى أي حالات شاذة

G.3 تقديم لمحة عامة عن حالة الطلب عند الوصول إلى اللوجيستي (TUR) ووكالة / شركات النقل:

- التحقق من الحالة المادية للطلب ومقارنتها بالنقل والمستندات الأصلية ووضع التوصيات وكتابة التقرير

- اقتراح الإجراءات اللازمة لتحسين النظام على الجهات المعنية المختلفة

- تمرير الأمر إلى المساعد اللوجستي والتأكد من مطابقته لمستندات التخزين

H. الشراء المحلي

- اختيار واعتماد قائمة الموردين المحليين مع اللوجيستي ، وتطبيق معايير مراقبة الجودة وفقًا لقواعد PIN

- يتم اتباع إجراءات التحقق من رقم التعريف الشخصي أثناء الشراء المحلي: طلب عروض الأسعار والعطاءات ، والتأكد من صحة الأوضاع المالية والتفاوض مع مزودي الخدمة

- متابعة الطلبات والأرصدة القائمة

- التمتع بالاستقلالية في شرائه لرقم التعريف الشخصي حتى حد محدد مسبقًا. علاوة على ذلك ، الحصول على موافقة رئيس الخدمات اللوجستية (يتم تحديد العتبة وفقًا للسياق)

- إدارة العطاءات الخاصة بالمناقصات

- مساعدة المجال في كافة إجراءات الشراء المحلية واعتمادها

إبداء الاقتراحات للتحسين والتكيف في جميع مجالات نشاطه


I. إدارة فريقه

- تحديد مهام كل شخص والإشراف عليها بشكل يومي وفحص جودة العمل (الالتزام بالمواعيد والجودة وما إلى ذلك)

- المشاركة في تعيين الكوادر لفريقه

- حضور اجتماعات البعثة والمحاسبة عن أنشطته

2. متطلبات الوصول:

- إدارة جميع أعمال الوصول ذات الصلة في المكتب بما في ذلك الاجتماع مع الموظفين للحصول على إحاطات أمنية وردود الفعل والتدريب.

- تتبع الحركة الميدانية والاستشارات.

- تطبيق CP و SMP جنبًا إلى جنب مع SM والإبلاغ عن الانتهاكات.

- إجراء التقييمات الأمنية ذات الصلة.

- الاتصالات العامة ، والإبلاغ عن الحوادث والاتصالات في حالات الطوارئ.

- موقع الموظفين وتوعيتهم بالحركة ، والتأكد من استعداد الموظفين الميدانيين جيدًا قبل التوجه إلى الميدان بأدوات الاتصال والسلامة.

- الإبلاغ عن الحوادث الأمنية عبر الإنترنت ودعم الفرق للقيام بذلك أيضًا ، وجمع المعلومات وتحليلها والإبلاغ عن الانتهاكات.

- نقل المعلومات المتعلقة بالأمن من وإلى SM التالية المحددة مسبقًا قنوات الاتصال.

- يحافظ على قناة الاتصال بين الضباط الميدانيين و SM في جميع الأوقات

3. المهام المالية:

-يؤدي عمليات مكتب النقدية عن طريق المصروفات النثرية من خلال السلف النقدية والتسويات.

- الاحتفاظ بسجل لجميع المعاملات النقدية

- الاحتفاظ بسجل لجميع السلف والموافقات المسبقة / المبالغ المستردة للموظفين والرصيد المسبق الحالي في القائمة المادية للسلف المؤكدة بتوقيع الموظفين لكل معاملة

- مسك سجل للمطابقات النقدية العادية

- التحقق من صحة المستندات المالية الواردة ورفض المستندات غير الصحيحة أو غير المكتملة

- إرسال المستندات المالية بشكل منظم إلى المركز الرئيسي. (ضابط PIN المالي في GZT).

4. مهام الموارد البشرية:

-يؤدي المهام المتعلقة بالموارد البشرية بالتنسيق مع موظف الموارد البشرية

- تسهيل استكمال وحفظ كافة الإجراءات الإدارية الخاصة بالمحلية الموظفون: العقود ، التعديلات ، المستندات التأديبية ، الإنهاءات ، إلخ (طباعة ، التوقيع والمسح الضوئي والإرسال)

- يحتفظ بسجل الإجازات والغياب ويبلغ مسؤول الموارد البشرية.

- المساعدة في ترجمة الوثائق من العربية إلى الإنجليزية والعكس.

- إرسال المستندات المالية بشكل منظم إلى المركز الرئيسي.

I. أخرى

• المهام الأخرى المعينة من قبل المدير المباشر للموظف المقابلة للاحتياجات الفعلية للمهمة والبرامج والمشاريع.

• استبدال الزملاء المعنيين (كليًا أو جزئيًا) أثناء غيابهم عند تعيينهم من قبل المدير المباشر للموظف.

• فهم والالتزام بدليل الموظفين الوطنيين للبعثة ، ومدونة قواعد السلوك الخاصة برقم التعريف الشخصي ، وسياسات مفتاح PIN والمبادئ التوجيهية ذات الصلة.

الكفاءات الأساسية المطلوبة:

أولا - الكفاءات الفنية:

• شهادة الثانوية العامة ، درجة البكالوريوس.

• خبرة 1-3 سنوات في نفس المجال وفي العمل مع المنظمات غير الحكومية.

• مهارات لغوية جيدة باللغتين العربية والإنجليزية.

• معرفة جيدة في Microsoft Office (Word و Outlook و Excel)

• مهارات ممتازة في التنظيم والتنسيق والتحليل وحل المشكلات. والقدرة على تحديد الأولويات والتواصل بشكل فعال والوفاء بالمواعيد النهائية.

• القدرة على إقامة والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع الناس من خلفيات ثقافية مختلفة.

II. كفاءات المهارات مثل المهارات السلوكية والشخصية والشخصية

• التواصل مثل الاستماع النشط.

• العمل بروح الفريق الواحد

• المسئولية

• الاعتمادية

• القيادة

• التحفيز

• المرونة

• الصبر

كيفية التقديم:

يجب على المرشحين المؤهلين المهتمين تقديم طلباتهم في

https://airtable.com/shrmBpaKuf6iXo9aq

google-playkhamsatmostaqltradent