الرمز الوظيفي :AHF-2021_21

المسمى الوظيفي الادارة التي يتبع لها مكان العمل آخر موعد للتقديم
مساعد إداري الشؤون الإدارية تركيا – إسطنبول 15/03/2021

نبذة عن المؤسسة:
مؤسسة غير ربحية تقدم المشاريع والخدمات الإنسانية للمجتمع السوري، قادرة على الانتشار والوصول إلى المستحقين، بمصداقية وكفاءة وشراكة فاعلة.

المؤهلات العلمية والخبرات المطلوبة:

  • جامعي، يفضل بكالوريوس إدارة أعمال.
  • خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في مجال الخدمات الادارية.
  • لديه مهارات الاتصال وفن التعامل مع الآخرين.
  • إجادة استخدام الكمبيوتر والبرامج المكتبية.
  • إتقان اللغة التركية قراءة وكتابة ومحادثة بدرجة ممتازة.

المهام والمسؤوليات:

  • ضبط وتنسيق سفرات العمل للموظفين في المكتب بالتنسيق مع المدير المباشر والإدارات المعنية ضمن المؤسسة ومتابعة حصولهم على حجوزات الطيران
  • والفنادق.
  • إدارة السيارات الخاصة بالمؤسسة إن وجدت والتأكد من استخدامها ضمن سياسة المؤسسة المعتمدة.
  • ترتيب استقبال ضيوف المؤسسة والتأكد من ترتيب أمورهم بالتنسيق مع الإدارات المختصة.
  • حضور الاجتماعات الإدارة التنفيذية والاجتماعات التي تقام مع أطراف من خارج المؤسسة وكتابة محاضر الاجتماعات والقيام بأعمال الترجمة عند اللزوم.
  • القيام بالترتيبات اللازمة وتوفير الامور اللوجستية للمناسبات والبرامج التدريبية التي تقوم بها المؤسسة.
  • ضبط بيئة العمل والتأكد من توفير المستلزمات اليومية من قرطاسية وضيافة وما إلى ذلك.
  • أرشفة الورقيات التي تتعلق بعمله في المؤسسة والمحافظة عليها بشكل مرتب وآمن.
  • الأشراف على المرؤوسين وتقييم عملهم (عمال نظافة، سائقين …).
  • متابعة أمور الصيانة الفنية والتقنية للمكتب ولتجهيزاته التقنية بالتنسيق مع الإدارة التقنية واللوجستية.
  • إدارة صندوق النثريات الخاص بالمكتب ضمن السلفة التي تصرفها له الإدارة المالية مع التعهد بتبرير هذه السلفة بشكل دوري مع المحاسب الذي يتبع له المكتب.
  • متابعة دفع الفواتير الخاصة بالمكتب (ماء، كهرباء، انترنت، آجار…).
  • متابعة وإدارة الشحن والبريد الداخلي والخارجي عن طريق التعاقد مع شركات الشحن والبريد السريع.
  • الاعمال الخارجية المتعلقة بأعمال المؤسسة.
  • يعمل على تنظيم عمل مكتب المدير التنفيذي وسرعة انسيابية العمل.
  • يعد ويحتفظ بقوائم الاتصالات بمختلف مستوياتها للعودة لها.
  • يشارك في استقبال زوار المدير التنفيذي وينسق مع المكتب الإعلامي بشأن تسجيلها وتوثيقها عند الحاجة.
  • يقدم تقارير متكاملة عن سير تنفيذ الإجراءات والتوجيهات التي يصدرها المدير العام.
  • يحضر اجتماعات المدير التنفيذي ويقوم بتحرير المحاضر وطباعتها وتوزيعها حسب التوجيهات.
  • متابعة النقاط المنبثقة عن الاجتماعات مع الجهات المعنية.
  • التواصل مع الوحدات والإدارات في المؤسسة لمتابعة المهام.
  • القدرة على السفر عند الحاجة.
  • يؤدي أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المدير التنفيذي في مجال تخصصه.

ساعات العمل الأسبوعية: 45

العدد المطلوب: 1

الجنس: أنثى