الرمز الوظيفي :AHF-2021_25

المسى الوظيفي الإدارة التي يتبع لها مكان العمل آخر موعد للتقديم
مسؤول إداري الشؤون الإدارية تركيا – اسطنبول 31/03/2021

نبذة عن المؤسسة

مؤسسة غير ربحية تقدم المشاريع والخدمات الإنسانية للمجتمع السوري، قادرة على الانتشار والوصول إلى المستحقين، بمصداقية وكفاءة وشراكة فاعلة.

المؤهلات العلمية والخبرات المطلوبة

  • جامعي، يفضل بكالوريوس إدارة أعمال.
  • خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في مجال الخدمات الادارية.
  • لديه مهارات الاتصال وفن التعامل مع الآخرين.
  • إجادة استخدام الكمبيوتر والبرامج المكتبية.
  • إتقان اللغة التركية قراءة وكتابة ومحادثة بدرجة ممتازة.

المهام والمسؤوليات

  • ضبط وتنسيق سفرات العمل للموظفين في المكتب بالتنسيق مع المدير المباشر والإدارات المعنية ضمن المؤسسة ومتابعة حصولهم على حجوزات الطيران والفنادق.
  • إدارة السيارات الخاصة بالمؤسسة إن وجدت والتأكد من استخدامها ضمن سياسة المؤسسة المعتمدة.
  • ترتيب استقبال ضيوف المؤسسة والتأكد من ترتيب أمورهم بالتنسيق مع الإدارات المختصة.
  • حضور الاجتماعات الإدارة التنفيذية والاجتماعات التي تقام مع أطراف من خارج المؤسسة وكتابة محاضر الاجتماعات والقيام بأعمال الترجمة عند اللزوم.
  • القيام بالترتيبات اللازمة وتوفير الامور اللوجستية للمناسبات والبرامج التدريبية التي تقوم بها المؤسسة.
  • ضبط بيئة العمل والتأكد من توفير المستلزمات اليومية من قرطاسية وضيافة وما إلى ذلك.
  • أرشفة الورقيات التي تتعلق بعمله في المؤسسة والمحافظة عليها بشكل مرتب وآمن.
  • الأشراف على المرؤوسين وتقييم عملهم (عمال نظافة، سائقين …).
  • متابعة أمور الصيانة الفنية والتقنية للمكتب ولتجهيزاته التقنية بالتنسيق مع الإدارة التقنية واللوجستية.
  • إدارة صندوق النثريات الخاص بالمكتب ضمن السلفة التي تصرفها له الإدارة المالية مع التعهد بتبرير هذه السلفة بشكل دوري مع المحاسب الذي يتبع له المكتب.
  • متابعة دفع الفواتير الخاصة بالمكتب (ماء، كهرباء، انترنت، آجار…).
  • متابعة وإدارة الشحن والبريد الداخلي والخارجي عن طريق التعاقد مع شركات الشحن والبريد السريع.
  • الاعمال الخارجية المتعلقة بأعمال المؤسسة.
  • يعمل على تنظيم عمل مكتب المدير التنفيذي وسرعة انسيابية العمل.
  • يعد ويحتفظ بقوائم الاتصالات بمختلف مستوياتها للعودة لها.
  • يشارك في استقبال زوار المدير التنفيذي وينسق مع المكتب الإعلامي بشأن تسجيلها وتوثيقها عند الحاجة.
  • يقدم تقارير متكاملة عن سير تنفيذ الإجراءات والتوجيهات التي يصدرها المدير العام.
  • يحضر اجتماعات المدير التنفيذي ويقوم بتحرير المحاضر وطباعتها وتوزيعها حسب التوجيهات.
  • متابعة النقاط المنبثقة عن الاجتماعات مع الجهات المعنية.
  • التواصل مع الوحدات والإدارات في المؤسسة لمتابعة المهام.
  • القدرة على السفر عند الحاجة.
  • يؤدي أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المدير التنفيذي في مجال تخصصه.

ساعات العمل الأسبوعية: 45

العدد المطلوب: 1

الجنس: ذكر/انثى

تعطى الأولوية لموظفي المؤسسة أو ممن سبق لهم العمل في المؤسسة أو ذوي الاحتياجات الخاصة الذي لا تعيقه إصابته عن اداء كامل مسؤوليات ومهام الوظيفة أو أصحاب الخبرات الاقدم


https://ahf.ngo/administration-officer/