recent
أهم الفرص

مسئول محاسبة المنطقة /خربة الجوز


مسئول محاسبة المنطقة /خربة الجوز


القسم: AME

المنصب: مسئول محاسبة المنطقة

الموقع: خربة الجوز

حال. تاريخ النشر: 24-03-2021

حال. تاريخ انتهاء الصلاحية: 01-04-2021


الغرض من الوظيفة

يساهم مسؤول المساءلة في المنطقة في تحسين جودة برمجة ACTED من خلال التسجيل الدقيق والمتابعة في الوقت المناسب لأي ملاحظات / شكاوى يتم صياغتها كجزء من آلية الشكاوى والاستجابة لـ ACTED (CRM). كما أنه يساهم في تطوير ونشر استراتيجيات التواصل والاتصال المناسبة لإدارة علاقات العملاء. سيحتاج مسؤول المساءلة إلى أن يكون محايدًا وأن ينشئ آليات تستند إلى إجراءات ACTED وتعكس أعلى معايير النزاهة ، والتي يمكن للمستفيدين (غير) الوثوق بها.


سلسة من الاوامر

تحت سلطة:

- مدير AME القطري (نائب المدير القطري للبرامج في غياب مدير AME القطري)

- المدير الفني (مسؤول أول للمساءلة)

- مدير العمليات (ضابط أول AME.

إدارة الخط:

- مساعدي المساءلة في المنطقة (إن وجد)

مراقب المساءلة في المنطقة (إن وجد)


الأهداف

إنشاء وضمان التشغيل الفعال لآلية شكاوى المستفيدين والاستجابة (CRM) بما يتماشى مع الإجراءات القياسية لـ ACTED ، لتعزيز ثقة وثقة المستفيدين ، وتحديد مجالات عملنا التي تحتاج إلى تحسين والتأكد من أن ACTED تتعلم من التعليقات المقدمة من خلال هذه العملية


مسؤوليات و واجبات


1. تحديد ونشر مجموعة من وسائل الاتصال المتاحة والميسرة وذات الصلة والمناسبة

أ) بتوجيه من وحدة AME القطرية ، وبوتيرة مناسبة ، تقييم الوسائل المفضلة للمجتمعات لصياغة الشكاوى / التعليقات مع ACTED ؛

ب) التأكد من أن CRM يقدم أكبر عدد ممكن من وسائل الاتصال ، مع مراعاة خصوصيات السياق والثقافة المحلية ، بالإضافة إلى نوع وموارد المشروع وخصائص المستفيدين ونقاط ضعفهم وتفضيلاتهم ، وما إلى ذلك ؛

ج) ضمان أن تضمن جميع وسائل الاتصال السرية التامة للمعلومات التي يتم مشاركتها ، من أجل حماية خصوصية وسلامة مقدم الشكوى وموضوع الشكوى والشهود الآخرين ؛

2. الترويج لإدارة علاقات العملاء

أ) وضع استراتيجيات خاصة بالمشروع لتزويد المستفيدين والمجتمعات وأصحاب المصلحة بالمعلومات المتاحة بسهولة عن CRM طوال دورة المشروع ، ولا سيما بما في ذلك إعادة تقسيم واضحة للمهام بين AME وفرق تنفيذ المشروع ؛

ب) بناء القدرات والفهم بين موظفي ACTED والشركاء والمقاولين بشأن مساءلة المستفيدين وبشكل أكثر تحديدًا حول أهداف وعمل إدارة علاقات العملاء ، بالإضافة إلى ما يجب فعله / عدم فعله عند تلقي شكوى ؛

ج) إجراء زيارات ميدانية طوال دورة المشروع (أي قبل وأثناء وبعد التدخل) ، والتنسيق مع AME وفرق تنفيذ المشروع لنفسه ، من أجل نشر المعلومات / الوعي حول CRM للمستفيدين وغير المستفيدين ، وكذلك السلطات المحلية وأصحاب المصلحة في مجالات تنفيذ ACTED ؛

د) تطوير ونشر معلومات واضحة خاصة بالبلد / مواد إذكاء الوعي بلغة وبصرية يمكن فهمها على نطاق واسع (بما في ذلك الأشخاص الذين لديهم مستويات منخفضة من الإلمام بالقراءة والكتابة) ؛

هـ) التقييم المنتظم لفعالية جميع جهود مشاركة المعلومات (لا سيما من خلال تقييم مستوى وعي المجتمعات بشأن إدارة علاقات العملاء بتواتر مناسب وبتوجيه من وحدة AME في البلد) ، ودمج النتائج في المناهج المنقحة ؛

و) التأكد في جميع الأوقات من شعور المستفيدين (غير) بالأمان للتعبير عن مخاوفهم وشكاواهم وردود أفعالهم إلى موظف مستقل وغير متحيز

3. معالجة الشكاوى

أ) تلقي وإقرار استلام الشكاوى التي تمت صياغتها من خلال CRM (بما في ذلك تلك التي تم تلقيها مباشرة من قبل موظفي ACTED الآخرين ، من خلال الخط الساخن (إن وجد) ، والسعي بنشاط للحصول على ردود الفعل مع المجتمع)

ب) التأكد من أن محتوى الشكاوى / التعليقات يتم التقاطها وتصنيفها وتحليلها بشكل مناسب في COMPFU (متابعة COMPFU) وفقًا لإجراءات ACTED ، مع إيلاء اهتمام خاص لجودة البيانات ؛

ج) الحفاظ على فهم جيد لبرامج ACTED ، بما في ذلك من خلال الاجتماعات المتكررة مع فرق تنفيذ المشروع ، لتكون قادرًا على الاستجابة مباشرة ، كلما أمكن ذلك ، لطلبات الحصول على المعلومات (أي شكاوى المستوى 1 وفقًا لشبكة حساسية ACTED) ؛

د) توجيه الشكاوى إلى الأشخاص المسؤولين عن المتابعة ، وفقًا لإجراءات CRM للمستفيدين المعيارية من ACTED ؛

هـ) معالجة الشكاوى العاجلة و / أو الحساسة بالاهتمام الفوري الذي تتطلبه ؛

و) المتابعة شخصيًا في الشكاوى الواردة وفقًا لإجراءات ACTED ؛

ز) المتابعة بطريقة بناءة واستباقية بشأن الشكاوى المعلقة مع الأشخاص المعنيين المسؤولين عن متابعة الشكاوى ، والتحقق من أن جميع الشكاوى مناسبة وكاملةموجهة بكثافة

ح) الرد على الشكاوى باحترام وموضوعية ودقة وفي الوقت المناسب (15 يومًا) ، وفقًا لنقاط الحوار المحددة مع المدير المباشر ، وفقًا لنقاط الحوار المتفق عليها مع الأشخاص المعنيين المسؤولين عن متابعة الشكاوى ؛

ط) إغلاق الشكاوى في COMPFU بمجرد معالجتها بشكل مناسب وتقديم استجابة شاملة لمقدم الشكوى ، وتتبع جميع خطوات حل الشكاوى والجهود المبذولة في COMPFU على النحو الواجب ؛

ي) بتوجيه من وحدة AME في البلد ، وبوتيرة مناسبة ، تقييم ردود فعل المجتمعات ورضاها عن CRM ، ودمج النتائج في الأساليب المنقحة


4. إعداد التقارير والرسملة

أ) الاحتفاظ بسجلات معلومات CRM / أنشطة زيادة الوعي / الترويج (بما في ذلك الأعداد التقريبية للمشاركين) لكل مشروع ، ومشاركتها مع فريق تنفيذ المشروع والمدير المباشر كما هو مطلوب ؛

ب) الاحتفاظ بسجلات متسقة وسرية ومفصلة لجميع الشكاوى في COMPFU (وأنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والورقية الأخرى ، حسب الاقتضاء) وكذلك تقارير التحقيق (حسب الاقتضاء) ؛

ج) ضمان حماية كلمة مرور COMPFU في جميع الأوقات وجميع المواقع ، واحترام سرية بيانات الشكاوى ، وعدم مشاركة هذه المعلومات إلا مع الأشخاص المصرح لهم وفقًا لإجراءات ACTED ؛

د) تحليل الأنماط والاتجاهات في الشكاوى وتبادل النتائج بانتظام مع المدير المباشر ، لتحديد ومناقشة الدروس ، ومساعدة ACTED على تحسين برامجها ؛

هـ) إنتاج تقرير تحليلي شهري لإدارة علاقات العملاء وإرساله إلى المدير المباشر والمدير القطري ومدير AME في المقر الرئيسي ، باتباع نموذج ACTED القياسي ؛

و) تقديم تحديثات منتظمة وفي الوقت المناسب عن التقدم والتحديات للمدير المباشر ؛

ز) دمج أي دروس مستفادة و / أو توصيات متعلقة بالمساءلة في قاعدة بيانات التعلم القطري التي تديرها AME ، والمساهمة في نشرها مع موظفي التنسيق / AME / المشروع.


5. أخرى

أ) مساعدة فرق المشروع و AME في الأنشطة الأخرى ، حسب طلب المشرف المباشر ؛

ب) أداء أي أنشطة أخرى ذات صلة كما تم تعيينها من قبل المشرف المباشر.

مؤشرات الأداء الرئيسية


- النسبة المئوية لموظفي ACTED المدربين على المساءلة وإدارة علاقات العملاء

- عدد الوسائل التي يمكن الوصول إليها وذات الصلة والمناسبة لصياغة الشكاوى / التعليقات المتاحة لكل منطقة جغرافية للعمليات ACTED

- النسبة المئوية للشكاوى التي تم إغلاقها في غضون 15 يومًا خلال الستة أشهر الماضية

- النسبة المئوية للمشروعات ذات الإستراتيجية المحددة لتزويد المستفيدين والمجتمعات وأصحاب المصلحة بالمعلومات المتاحة بسهولة عن إدارة علاقات العملاء

- النسبة المئوية للمستفيدين الذين تمت مقابلتهم والذين أفادوا بأنهم على دراية بوجود واستخدام CRM

- صيانة COMPFU واحدة متسقة ومحمية بكلمة مرور ومحدثة وشاملة

- النسبة المئوية لتقرير CRM الشهري و COMPFU المقدم في الوقت المناسب

متوسط ​​ومتوسط ​​عدد الأيام لإغلاق الحالة

    مؤهلات


- درجة جامعية / بكالوريوس في أي تخصص.

- يجيد اللغة العربية (قراءة وكتابة)

- جيد جدًا في اللغة الإنجليزية (قراءة وكتابة وتحدث).

- مهارات تقنية جيدة جدا في MS (اكسل وورد).

- خبرة سنة واحدة على الأقل مع المنظمات غير الحكومية و / أو المؤسسات الدولية.

- خبرة عمل سابقة من 1 إلى 12 شهرًا في منصب مشابه أو AME بشكل عام.

- مهارات التواصل الجيد.

جيد في تصور البيانات باستخدام Power Bi.



كيفية التقديم

يجب على المتقدمين المهتمين والمؤهلين التقديم عن طريق ملء نموذج الطلب من خلال هذا الرابط

https://forms.gle/EN6jgdSaQhaoEsLy6

ملاحظة: سيتم الاتصال بالمرشحين المختارين فقط.

 يتم تشجيع المرشحات بشدة على التقديم

google-playkhamsatmostaqltradent