recent
أهم الفرص

مساعد المساءلة - جرابلس



مساعد المساءلة - جرابلس

منظمة
 
  • اكتد
  •  
     
    تم النشر
     
    8 يونيو 2021
     
    الموعد النهائي
     
    13 يونيو 2021

    الغرض من الوظيفة

    يساهم مساعد المساءلة في تحسين جودة برمجة ACTED من خلال التسجيل الدقيق والمتابعة في الوقت المناسب لأي شكاوى حول أنشطة / موظفي ACTED ويساهم أيضًا في تطوير استراتيجيات المراسلة والاتصال المناسبة. مساعد المساءلة هو نقطة الاتصال الأولى للمستفيدين الذين يحتاجون إلى رفع الشكاوى. على هذا النحو ، يجب أن يكون مساعد المساءلة محايدًا وأن ينشئ آليات تستند إلى أعلى درجات النزاهة التي يثق بها المستفيدون.

    سلسة من الاوامر

    تحت سلطة:

    • ضابط محاسبة المنطقة

    إدارة الخط:

    مراقب المساءلة في المنطقة (في حالة عدم وجود منطقة AO)

    علاقات العمل

    العلاقات الداخلية:

    • شاشات / مساعدي AME

    • فرق تنفيذ المشروع

    علاقات خارجية:

    • المجتمعات (المستفيدون / غير المستفيدين)

    أهداف

    إنشاء وضمان التشغيل الفعال لآلية شكاوى المستفيدين والاستجابة لها ، وتعزيز ثقة وثقة المستفيدين ، وتحديد مجالات عملنا التي تحتاج إلى تحسين والتأكد من أن ACTED تتعلم من التعليقات المقدمة من خلال هذه العملية.

    واجبات و مسؤوليات

    آلية شكاوى المستفيدين والاستجابة لها (CRM)

    1- إنشاء وترويج إدارة علاقات العملاء

    أ) إنشاء وتنفيذ ورصد آلية الشكاوى والاستجابة للمستفيدين (CRM) لمهمة الدولة بما يتماشى مع إجراءات CRM للمستفيدين المعيارية من ACTED.

    ب) بناء القدرات والفهم بين موظفي ACTED والشركاء والمقاولين حول مساءلة المستفيد وإدارة علاقات العملاء.

    ج) مرافقة AME و / أو فرق المشروع إلى الميدان من أجل نشر الوعي حول CRM للمستفيدين ، وكذلك السلطات المحلية وأصحاب المصلحة في مجالات تنفيذ ACTED ، خلال الزيارات الميدانية.

    د) تطوير مواد CRM IEC بلغة يمكن فهمها على نطاق واسع (بما في ذلك الأشخاص الذين لديهم مستويات منخفضة من الإلمام بالقراءة والكتابة).

    هـ) التقييم المنتظم لفعالية جميع جهود تبادل المعلومات ودمج النتائج في المناهج المنقحة.

    و) الاحتفاظ بسجلات لأنشطة التوعية والترويج لإدارة علاقات العملاء (بما في ذلك الأعداد التقريبية للمشاركين) وتقديمها إلى مديري المشاريع حسب الحاجة.

    2- جمع البيانات الميدانية وتنفيذ إدارة علاقات العملاء

    1. ضمان الأداء الفعال لإدارة علاقات العملاء المستفيدة وأن شكاوى / ملاحظات المستفيدين يتم التقاطها وتحليلها ومعالجتها والرد عليها في الوقت المناسب واستخدامها من قبل فرق البرنامج والتنسيق.
    2. تلقي الشكاوى من خلال جميع قنوات CRM وتسجيل جميع الشكاوى في قاعدة بيانات متابعة الشكاوى.
    3. تعامل مع الشكاوى العاجلة و / أو الحساسة بالاهتمام الفوري الذي تتطلبه ، وتأكد من حل سريع.
    4. متابعة الشكاوى التي يتلقاها موظفو ACTED الآخرين بنفس العناية التي يتم تلقيها من خلال CRM مباشرةً.
    5. تحقق من دقة وأهمية اختيار المستفيد وفقًا للمعايير التعاقدية.
    6. الاستجابة للشكاوى بموضوعية ودقة وبما يتماشى مع إرشادات ACTED ، باستخدام المعلومات المقدمة من مديري المشاريع ، وموظفي / مراقبي AME ، ومنسقي المناطق ، والمنسقين الفنيين ، ووثائق المشروع ، ووثائق وإجراءات FLAT ، إلخ ؛
    7. تحليل الأنماط والاتجاهات في الشكاوى لمساعدة ACTED على تحسين برامجها.
    8. تعامل مع الشكاوى العاجلة و / أو الحساسة بالاهتمام الفوري الذي تتطلبه ، وتأكد من حل سريع.
    9. التحقق من أن المواد اللازمة لإجراء التقييم كافية ومناسبة ؛
    10. اطرح الأسئلة بطريقة واضحة ولطيفة ، واطرح جميع الأسئلة كما صيغت بالضبط:
    11. التحقيق لتوضيح الإجابات غير الواضحة ؛
    12. اكتب الأيونات والإجابات الملحوظة بطريقة منسقة وواضحة ، وسجل الاستجابات بدقة.
    13. سجل وأرسل جميع الشكاوى والاقتراحات الواردة أثناء وجودك في الميدان إلى مسؤول المساءلة المناسب أو مسؤول AME.

    ن. مسؤول عن هواتف ACTED الذكية (تأكد من أن الهواتف تعمل ، وأن البطاريات مشحونة ، وأن هناك مساحة للذاكرة ، وأبلغ مسؤول AME عن أي مشكلات فنية ، وما إلى ذلك)

    3- التبليغ

    أ) تقديم تقارير بشكل متكرر إلى مسؤول AMEU حول التقدم المحرز في أنشطة التقييم وحول ملاحظات مراقب AMEU أثناء المهمة كتقارير يومية وأسبوعية وشهرية.

    ب) التعرف على المشاكل في الحصول على البيانات وتوضيحها وتقديم ملاحظات مفيدة من أنشطة البحث الميداني.

    ج) تقرير نتائج الرصد في اجتماعات المنطقة الأسبوعية ، كما هو مطلوب من قبل مسؤول AME.

    4- أخرى

    1. تقديم تحديثات منتظمة وفي الوقت المناسب عن التقدم والتحديات للمشرفين وأعضاء الفريق الآخرين ؛

    2. مساعدة فرق المشروع و AME في الأنشطة الأخرى ، بناءً على طلب المشرف المباشر.

    3. المشاركة في اجتماعات المنطقة الأسبوعية ، وأي اجتماعات أو مؤتمرات أخرى كما هو مطلوب من قبل موظف AME.

    4. اجمع الدروس المستفادة وأفضل الممارسات من المستفيدين وقادة المجتمع والشركاء وأصحاب المصلحة الآخرين خلال بعثات التقييم / المراقبة.

    مؤشرات الأداء الرئيسية

    • آلية فعالة وفعالة لتسوية الشكاوى في جميع مجالات التنفيذ

    • النسبة المئوية للشكاوى التي تم إغلاقها في غضون 15 يومًا خلال الستة أشهر الماضية

    المهارات المطلوبة

    • خبرة سنة واحدة على الأقل مع المنظمات غير الحكومية و / أو المؤسسات الدولية.
    • درجة جامعية / جامعية في أي مجال.
    • إجادة اللغة الإنجليزية والعربية بطلاقة
    • إجادة استخدام برامج الكمبيوتر (برامج Excel و Word).
    • معهد مدته سنتان على الأقل في التنمية الدولية أو الاقتصاد أو العلوم السياسية أو الاجتماعية أو الإدارة أو مجال ذي صلة من مؤسسة أكاديمية معتمدة.
    • قادرة على العمل تحت الضغط والسفر إلى المناطق المستهدفة ضمن مشاريع ACTED.
    • خبرة جيدة في نشر الوعي حول CRM للمستفيدين ، وكذلك السلطات المحلية وأصحاب المصلحة في مجالات تنفيذ ACTED ، خلال الزيارات الميدانية.
    • القدرة على العمل في بيئة متعددة الثقافات تتطلب المرونة.
    • خبرة في كتابة التقارير وتيسير الاجتماعات.

    · مطلوب مهارات اتصال قوية.

    · يفهم حقوق وحماية قضايا النازحين والأطفال والنساء.

    · الاهتمام بالتفاصيل والالتزام بإنتاج عمل عالي الجودة.

    كيفية التقديم

    يجب على المتقدمين المهتمين والمؤهلين التقديم عن طريق ملء نموذج الطلب من خلال هذا الرابط
    https://forms.gle/TNxBTUaU1aocSxc8A

    سيتم الاتصال بالمرشحين المختارين فقط.

    google-playkhamsatmostaqltradent