recent
أهم الفرص

منسق المنطقة الفرعية (مدير مكتب) - جرابلس

 


منسق المنطقة الفرعية (مدير مكتب) - جرابلس

منظمة
  • اكتد
  •  
      
    الموعد النهائي
    24 يوليو 2021

    منسق المنطقة الفرعية (مدير مكتب)

    الغرض من الوظيفة

    مدير المنطقة الفرعية مسؤول عن فريق الدعم في منطقته تحت إدارة نائب منسق المنطقة الموجود في تركيا. ق / هي ضمان الإدارة الجيدة للقاعدة من خلال فرض التنسيق بين فريق الدعم وفريق العملية أثناء الاتصال مع تنسيق المنطقة. على هذا النحو ، يشارك في تنفيذ استراتيجية ACTED في المنطقة الفرعية ذات الصلة ويضمن تنفيذ برامج ACTED بطريقة متوافقة.

    سلسة من الاوامر

    تحت سلطة:

    أ) نائب منسق المنطقة

    إدارة الخط:

    أ) مساعد تمويل المنطقة الفرعية

    ب) موظف لوجستيات المنطقة الفرعية

    ج) ضابط الموارد البشرية / الإدارة الفرعية

    د) مساعد العلاقات العامة المنطقة الفرعية

    علاقات العمل

    داخلي:

    أ) رئيس الأقسام على مستوى المنطقة

    ب) مدير (مدراء) البرنامج

    ج) منسق (منسق) المنطقة الفرعية الأقران

    د) مدير الأمن القطري

    ه) مساعد الامتثال للمنطقة الفرعية

    و) منسق المنطقة

    أهداف

    أ) إدارة فريق الدعم في منطقتهم بدعم فني من نظرائهم في تركيا لتوقع المخاطر والتخفيف منها ، وضمان أن العمليات في المنطقة الفرعية متوافقة مع إجراءات التمويل واللوجستيات والإدارة / الموارد البشرية والشفافية والأمن لـ ACTED

    ب) ضمان إبقاء تنسيق المنطقة في تركيا على اطلاع بأي تحديات تنسيق على المستوى الأساسي ، ومشاركة السلطات ، واحتياجات الفرق والتحديات

    ج) تسهيل خلق بيئة عمل مواتية ومنتجة من خلال الاتصال الداخلي والتنسيق مع جميع الإدارات اللازمة من أجل ضمان تنفيذ المشاريع في الوقت المناسب وبجودة عالية في المنطقة الفرعية ذات الصلة

    د) مسؤول عن المتابعة الإدارية ونظرة عامة على القاعدة

    واجبات و مسؤوليات

    أ) التنسيق

    أ. التنسيق الخارجي

    بالتنسيق مع مدير الوصول الإنساني (HAM) ومدير العلاقات العامة:

    ü مساعدة منسق منطقة إدلب في تحليل البيئة التشغيلية وإدارة المخاطر من خلال المعلومات الأولية والثانوية ،

    ü مساعدة مدير الأمن في الدولة في التواصل مع أصحاب المصلحة ، وتمثيل ACTED في الاجتماعات الرسمية مع السلطات المحلية واجتماعات التنسيق الإنساني ذات الصلة على مستوى المنطقة الفرعية

    ü دعم فريق العملية في ضمان النشر السلس لاستراتيجيات ACTED وأهدافها ورؤيتها بين المستفيدين المستهدفين والمجتمع المضيف والسلطات المحلية.

    ب. التنسيق الداخلي

    ü تنسيق الاتصالات بين الإدارات ومشاركة المعلومات من أجل بيئة عمل إيجابية لضمان التنفيذ السلس لأنشطة ACTED المختلفة

    ü رئاسة اجتماعات تنسيق ACTED على مستوى المنطقة الفرعية (WAM ، MAR ، اجتماع FLAT ، إلخ) والتأكد من مشاركة النتائج وتوحيدها داخل المنطقة التي تقدم تقارير إلى العاصمة. عند الاقتضاء ، يمكن أن تشمل رؤساء الأقسام المعنيين من المنطقة.

    ü مسؤول عن التأكد من أن تدابير التخفيف من المخاطر المتخذة بما يتماشى مع إجراءات وسياسات ACTED يتم تنفيذها ومعروفة من قبل جميع الأطراف في منطقته ، وتحديداً داخل قسم الدعم.

    ü دعم الموظفين المعنيين للمساعدة في تحديد وحل المشكلات التشغيلية والتحسين المستمر لجودة الدعم للبرامج وفريق التشغيل تحت إشراف تنسيق المنطقة.

    ü التخطيط والتأكد من وجود مساحة كافية للمكاتب والإقامة وسعة الأسطول والتأكد من تزويد المرافق وتجهيزها بشكل صحيح.

    ب) شؤون الموظفين وإدارة القاعدة

    ü مسؤول عن التنظيم الإداري لموظفي القاعدة الفرعية الإدارية بما في ذلك طلب الإجازات ومتابعتها ، وكشف الحضور ، ومتابعة تجديد العقد ، وما إلى ذلك بالتنسيق مع المدير المعني أو النظير على مستوى المنطقة

    ü مسؤول عن المتابعة الإدارية للمباني والمهام الأخرى ذات الصلة (إدارة تكاليف التشغيل ، إدارة المعدات ، إلخ)

    ج) دعم تنفيذ المشروع ومتابعته

    ü دعم مديري المشاريع في تنفيذ المشروع من خلال استكشاف الأخطاء وإصلاحها والقضاء على نقاط الحجب بالتنسيق وقيادة منسق المنطقة

    ü التأكد من تحديد القضايا المتداخلة بين الدعم والبرنامج والإبلاغ عنها ومعالجتها بشكل صحيح بالتنسيق مع منسق المنطقة ونائب منسق المنطقة. سيتم ذلك وفقًا لخطة النشاط الأسبوعية التي يقدمها فريق البرنامج لتوضيح العمليات التشغيلية المطلوبة من فريق الدعم

    ü بالتنسيق مع دعم منسق المنطقة في مراقبة إنجاز المخرجات والتأكد من إرسال جميع التحديات إلى منسق المنطقة وحلها في الوقت المحدد إلى مديريها / AC

    د) إدارة فريق الدعم

    أ. الإدارة المالية

    ü تحت إشراف لجنة المساعدة الإنمائية وبالتنسيق مع قسم تمويل المنطقة ، يكون / هو مسؤولاً عن النفقات في المنطقة الفرعية بحيث تتوافق مع العمليات الداخلية لـ ACTED ومتطلبات المانحين. تأكد من وجود جميع الوثائق المناسبة ومن أرشفتها بشكل صحيح لنقلها إلى القواعد الرئيسية في تركيا

    ü دعم نائب منسق المنطقة مع إدارة الميزانية بما في ذلك التنبؤ ، وتحديد الثغرات المالية الرئيسية لجميع خطوط الدعم عند الإمكان (الموارد البشرية وتكاليف التشغيل). سيقود ذلك DAC الذي يستخرج الخط المخصص لـ SAC للحصول على نظرة عامة على تغطيتها.

    ü المتابعة والتأكد من أن جميع المدفوعات في منطقته / منطقتها تتم وفقًا لخطة الطلب النقدي وتخطيط احتياجات البرنامج

    ü إبلاغ منسق المنطقة ونائب منسق المنطقة بأي نقاط حظر على أساس أسبوعي

    ü متابعة التواصل والاتصال بين فريق المالية في منطقته و MTA / PTT بالتنسيق مع العاصمة.

    ب. الخدمات اللوجستية

    ü تحت إشراف DAC وبالتنسيق مع Log HOD في المنطقة في تركيا ، فإن SAC مسؤولة عن التنسيق مع فريق الخدمات اللوجستية وإدارة الأسطول والمرافق في منطقته الفرعية والالتزام بإجراءات ACTED

    ü ضمان جودة إدارة التوريد على مستوى المنطقة الفرعية

    ü ضمان الإدارة السليمة للأصول وإدارة المخزون على مستوى المنطقة وإنفاذ سياسة استثمار الأصول

    ü ضمان وسائل اتصال كافية وموثوقة على مستوى المنطقة

    ü ضمان توفير عمليات الشراء والتخزين الموثوقة وفي الوقت المناسب (بما في ذلك الأصول) وخدمات النقل في الامتثال الكامل لسياسات وإجراءات ACTED في سوريا.

    ü التنسيق بالتعاون مع فريقه مع سوريا وتركيا / فرق الدخول على الشحنات العابرة للحدود والأنشطة ذات الصلة والمهام والمشاريع التعاونية الأخرى.

    ü العمل مع رئيس الخدمات اللوجستية في المنطقة ونائب منسق المنطقة لتحديد المشكلات المتعلقة بالأنظمة والأدوات ، وقيود القدرات ، واحتياجات التدريب ، وما إلى ذلك ، وقيادة الجهود لإجراء التحسينات حسب الحاجة.

    ج. * الإدارة وإدارة الموارد البشرية

    ü تحت إشراف DAC وبالتنسيق مع إدارة المنطقة و HOD HOD في تركيا ، ستكون SAC مسؤولة عن جميع الموارد البشرية والإدارة ذات الصلة في إطار منطقته الفرعية **

    ü التأكد من احترام مدونة قواعد السلوك الخاصة بـ ACTED في المنطقة ذات الصلة **

    ü إلهام موظفي ACTED وخلق بيئة عمل إيجابية تتميز بمستوى عالٍ من الانضباط. **

    ü بالتعاون مع نائب منسق المنطقة وفريق الموارد البشرية في أنطاكيا ، الإشراف على شفافية وفي الوقت المناسب تعيين الموظفين الوطنيين وفقًا للعملية واللوائح الداخلية لـ ACTED **

    ü بالتعاون مع نائب منسق المنطقة وفريق الموارد البشرية في أنطاكيا ، تأكد من تقييم الأداء المنتظم والإدارة المهنية للموظفين على مستوى المنطقة الفرعية **

    ü الإشراف والتأكد من تنفيذ سياسات وإجراءات الموارد البشرية عبر المجالات ذات الصلة. **

    ü تأكد من حصول جميع الموظفين على مرطبات منتظمة مع سياسات ACTED. **

    هـ) دعم إدارة الشفافية والامتثال

    ü التأكد من أن الموظفين على دراية وفهم آلية الشفافية وسياسة الإبلاغ عن المخالفات لـ ACTED

    ü ضمان الاتصال السلس بين مستوى المنطقة ومساعد الامتثال من حيث خطة العمل وتنفيذ التوصيات المختلفة كرؤساء لقسم الدعم.

    ü بالتنسيق مع AC Support مساعد الامتثال في قاعدته في متابعة تدفق الوثائق ومراجعة خطة نقل المستندات الأصلية إلى مكتب المنطقة

    و) إدارة الأمن

    ü إبلاغ منسق المنطقة وإدارة الأمن بالحوادث الأمنية في الوقت المناسب ، ومراعاة التعليمات ، وإعادة التصرف وفقًا لذلك.

    ü ضمان احترام جميع الموظفين والالتزام بجميع سياسات وبروتوكولات السلامة والأمن الخاصة بـ ACTED في المجالات ذات الصلة.

    ü التأكد من أن مكاتب ومنازل ACTED تتوافق مع معايير الأمن والصحة والسلامة الموصى بها

    ü التأكد من تقديم الموظفين لخطط الحركة وتقديم إحاطة أمنية عن الحالة الأمنية للمنطقة (المناطق) المعدة للزيارة قبل أي زيارة ميدانية.

    مؤهلات:

    Ø التعليم الجامعي في مجال ذي صلة مثل التنمية الدولية ، وعمليات الطوارئ ، والبرمجة الإنسانية ، والهندسة ... إلخ.

    Ø خبرة لا تقل عن سنتين في دور الإدارة (الإدارة ، والتخطيط ، وتطوير الموظفين ، ومهارات التدريب)

    Ø قدرات إدارية مثبتة ومهارات قيادية شخصية

    Ø خلفية جيدة في المشتريات ، والخدمات اللوجستية ، والمالية ، والموارد البشرية ، والإدارة

    Ø القدرة على العمل بشكل جيد وفي المواعيد المحددة تحت الضغط

    Ø مهارات جيدة جدا في اللغة الإنجليزية تحدثا وكتابة

    Ø على دراية بالسياق في منطقة جرابلس ، ولديها معلومات قيمة عن التحيات.

    مهارات التفاوض القوية والإلمام بأصحاب المصلحة المحتملين الذين يمكن لـ ACTED التعامل معهم.

    Ø المرونة من الناحية الثقافية والتنظيمية.

    مؤشرات الأداء الرئيسية

    · تقرير نصف أسبوعي إلى لجنة المساعدة الإنمائية عن اجتماعات التنسيق الداخلية في منطقته الفرعية (وام ، اجتماع FLAT) ، بما في ذلك النقاط الفرعية ذات الأولوية ، والحظر ، ونقاط العمل.

    · عدد الزيارات الميدانية لمناطق التنفيذ التي تم إبلاغ لجنة المساعدة الإنمائية / لجنة التنسيق الإدارية بها

    · النسبة المئوية لاجتماعات التنسيق مع الجهات الخارجية

    · مستوى قبول المجتمع لوجود ACTED في المنطقة بناءً على عدد ونوع الشكاوى المستلمة

    اكتملت مجلدات FLAT وإرسالها إلى مكتب المنطقة كل شهرين في الوقت المناسب

    · التقديم المنتظم وفي الوقت المناسب لتقارير TITANIC للمنطقة الفرعية (اللوجستيات والموارد البشرية والمالية)

    · النسبة المئوية لنتائج التحقيقات المتعلقة بإجراءات ACTED FALTs تم تخفيضها ومتابعتها بشكل جيد.

    · مستوى رضا الموظفين في منطقته

    • عدد جلسات التعريفي وتدريب مدونة قواعد السلوك المقدم للمنضمين الجدد

    كيفية التقديم

    يجب على المتقدمين المهتمين والمؤهلين التقديم عن طريق ملء نموذج الطلب على هذا الرابط
    https://forms.gle/uZrH5HUW1Ar4LoEFA

    سيتم الاتصال بالمرشحين المختارين فقط.

    google-playkhamsatmostaqltradent