recent
أهم الفرص

مسؤول اداري - أنطاكيا- تركيا

 

مسؤول اداري - أنطاكيا- تركيا


المسمى الوظيفي: مسؤول اداري
رمز الوظيفة: TR-SCD-0008
تاريخ إغلاق التطبيق: 12/09/2021
مدة العقد: 6 أشهر (شهرين تحت الاختبار) دوام جزئي
الموقع: أنطاكيا- تركيا
القطاع: وحدة الدعم



تكافل الشام الخيرية هي منظمة مجتمع مدني غير حكومية مكرسة للتخفيف من المعاناة وتحسين آليات الاستدامة للسكان المتضررين من النزاع.
تتعاون تكافل الشام الخيرية بشكل مباشر مع السكان السوريين المتضررين لتقديم برامج إنسانية وتنموية وسبل العيش والتعليم والحماية ، لتمكينهم من تحسين ممارساتهم المعيشية وآليات الاستدامة الخاصة بهم.

الغرض من الوظيفة


 استلام البضائع أو الخدمات من البائعين / الموردين والتأكد من مطابقتها للجودة المطلوبة وتسليمها إلى الموقع الصحيح بأمان وضمن الإطار الزمني المتفق عليه للخدمات والسلع الميدانية ، وإعداد المستندات المطلوبة ، والتحقق من سلامة المستندات المالية والالتزام بإجراءات الشراء المتبعة وفقًا لنظام TAS.




تحصيل:
1. توفير ومتابعة جميع السلع والخدمات اللازمة لتنظيم TAS ومشاريع TAS لتسهيل العمل.
2. إعداد المستندات المطلوبة والتحقق من سلامة المستندات المالية والالتزام بإجراءات الشراء المتبعة وفق نظام TAS.
3. أرشفة نسخ ورقية لجميع عروض الأسعار وأوامر الشراء (نسخ إلكترونية ورقية) والعقود والمناقصات والتأكد من أن جميع مستندات الشراء موجودة وموثقة بشكل مناسب وسهل الوصول إليها.
4. المساعدة في تقديم طلبات شراء واضحة ومفهومة من خلال توفير عروض أسعار شاملة وقواعد بيانات ومستندات أخرى.
5. مساعدة ودعم البرامج وتنظيم TAS لتطوير خطط الشراء وتحديث خطة المشتريات العامة كل ثلاثة أشهر.
6. السفر إلى المواقع الميدانية لتقديم عروض الأسعار للموردين ، وتلقي عروض الأسعار ، وتوقيع أوامر الشراء والعقود مع البائعين / الموردين وتسهيل جميع عمليات الشراء والعطاءات.
7. ضمان سرية جميع المواصفات وعروض الأسعار المقدمة من البائعين / الموردين.
8. ضمان المنافسة العادلة وتكافؤ الفرص للبائعين / الموردين والالتزام الصارم بقواعد الشراء.
9. إعداد عقود البائعين والموردين والحصول على الموافقة على مستندات الشراء من الجهات المختصة.
10. استلام البضائع أو الخدمات من البائعين / الموردين والتأكد من مطابقتها للجودة المطلوبة وتسليمها إلى الموقع الصحيح بأمان وضمن الإطار الزمني المتفق عليه للخدمات والسلع الميدانية.
11. استقبال مهذب ومعاملة عادلة ومتساوية لجميع البائعين / الموردين وممثليهم ، وتجنب أي إزعاج عند طلب عروض الأسعار أو إعادة البضائع.
12. شرح واضح للبائعين / الموردين لسبب رفض العروض / العطاءات.
13. عدم الاستفادة أو بناء علاقة شخصية مع البائعين / الموردين خلال فترة العمل تحت أي ظروف.
14. إعداد قاعدة بيانات المقاولين والموردين وتحديثها بشكل دوري.
15- وضع وتقديم مقترحات لتطوير سياسات المشتريات والمناقصات والخدمات ، ومتابعة نتائج التدقيق والفجوات اللوجستية التي تحتاج إلى تطوير.

إدارة المستودعات:
1. مراقبة وإدارة المستودعات وفقا لاحتياجات وتوصيات منظمة TAS ومشاريع TAS.
2. إعداد والإشراف على محاضر الإفراج والقبض على المحل.
3. استلام أو إعادة شحن البضائع وفقًا لإثبات المستندات (مثل سندات الشحن و / أو مذكرات التسليم) وضمان الدقة في العد الفعلي ومطابقة الجودة.
4. إعداد وتوقيع مستندات النقل من وإلى المستودعات والحفاظ على سرية الملفات والسجلات ودقة المعلومات لضمان الإبلاغ الفوري عن تحركات السلع بما يتماشى مع متطلبات منظمة TAS.
5. ضمان النظافة الجيدة والنظام والتخزين المناسب في مخزن منظمة TAS.
6. التأكد من وجود تحديثات دورية منتظمة لجرد المستودعات.

إدارة الأسطول:
1. إدارة المركبات وتنظيم ومراقبة تحركاتها اليومية وضمان السيطرة الكافية على استخدام وحركة جميع المركبات.
2. الإشراف على السائقين وإدارة جداولهم.
3. التأكد من تحديث الترخيص والتأمين ومتابعة أي عيوب مع الجهات ذات العلاقة.
4. إعداد صحيفة سجل السيارة وتقديم تقارير شهرية عن سجل السيارة لجميع المركبات.
5. الإشراف على نقل واستئجار الشاحنات حسب الضرورة ، وإعداد العقود والتأكد من توفر المستندات اللازمة.

إدارة الأصول:
1. التأكد من وجود تحديثات دورية منتظمة لمخزون الأصول.
2. تسجيل الأصول الجديدة في قائمة تتبع الأصول.
3. مراقبة العمر الإنتاجي للأصول وتقديم تقارير دورية عن الأصول التي اقتربت من فترة صلاحيتها.
4. تحضير وحفظ بطاقة العهدة.
5. التأكد من تنفيذ طلبات الصيانة للأجهزة التالفة التي تحتاج إلى صيانة

الاتصال:
• إنشاء ورعاية وماناعلاقات عمل ودية بين مؤسسة تكافل الشام والحكومة على جميع المستويات.
• ضمان التمثيل المناسب لتكافل الشام في جميع ورش العمل والمؤتمرات والندوات ذات الصلة ، وما إلى ذلك التي تعقد في الدوائر الحكومية على المستوى الوطني ومستوى المحافظات.
• إعداد وتحديث التحليل الاستراتيجي للسياسات الحكومية والإجراءات المتعلقة بعمل المنظمات غير الحكومية
• المساهمة في تطوير وتنفيذ استراتيجية المشاركة الحكومية.
• تقديم المشورة إلى تكافل الشام حول استراتيجيات تحسين علاقة العمل مع الدوائر الحكومية على مختلف المستويات.
• مواكبة فيما يتعلق ببيئة العمل في تركيا وشمال غرب سوريا وتجميع التقارير حول التطورات أو الأحداث أو الأحداث أو التحديثات الخاصة حول القضايا الهامة لإدارة التكافل ، وتقديم تقرير على النحو الواجب إلى المسؤول ومنسق الموارد البشرية.
• جمع وتحليل واستخدام البيانات والتعليقات لتحديد الفرص المتاحة لتحسين العلاقة بين التكافل والسلطات التركية
• تسهيل تبادل المعلومات الإنسانية وتعزيز بروتوكولات مشاركة البيانات والمعلومات وفقًا لمعايير التكافل.
• ضمان معالجة جميع الاستفسارات من المسؤولين الحكوميين في الوقت المناسب وبشكل كاف.
• توفير الترجمة التحريرية والشفوية كما هو مطلوب.
• توفير الدعم الإداري لمكتب الأمانة ، وضمان الحفاظ على المعدات في حالة عمل ، وترتيب الخدمات والإصلاحات ، وطلب القرطاسية والإمدادات كما هو مطلوب.

واجبات أخرى:
1. تقديم تقارير دورية منتظمة إلى المنسق اللوجستي ومدير الاتصال.
2. أية مهام أخرى يكلف بها من قبل المنسق اللوجستي في العمل اللوجستي.
3. المشاركة في الجرد السنوي للأصول.

الكفاءات والمهارات:

1. خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في مجال الخدمات اللوجستية وأعمال الشراء.
2. يفضل أن يكون شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو الاقتصاد.
3. الاستعداد للعمل لساعات طويلة عند الضرورة.
4 مستوى متقدم في مهارات الحاسوب
5. يجيد اللغتين العربية والإنجليزية (قراءة وكتابة) ويفضل التحدث باللغة الإنجليزية.




يتم تشجيع المرشحات بشدة على التقديم.

تلتزم تكافل الشام بتحقيق تنوع في القوى العاملة من حيث الجنس والجنسية والثقافة. يتم تشجيع الأفراد من مجموعات الأقليات ومجموعات السكان الأصليين والأشخاص ذوي الإعاقة على قدم المساواة على التقديم.

يلتزم موظفو ومتطوعو تكافل الشام بعدم ممارسة الاستغلال والانتهاك الجنسيين ، مقابل الخدمات التي يقدمونها ، بالإضافة إلى تحمل مسؤولياتهم في حماية الأطفال من الأذى والاعتداء ، وضمان بيئة آمنة لهم ، والعمل. خلق بيئة عمل آمنة للجميع خالية من أي شكل من أشكال التحرش أو الإساءة أو الاستغلال أو سوء السلوك أثناء العمل الذي ينتقص من كرامة وسلامة المتطوع أو الموظف.


google-playkhamsatmostaqltradent