مفهوم إدارة الحالة و أهميتها وخطواتها

 

مسؤول إداري WGSS  -حربنوش

 

عنوان المنصب: مسؤول إداري WGSS 
الموقع: WGSS حربنوش
يقدم تقاريره إلى: مسؤول الحماية الأول
نوع العقد: دوام كامل
تاريخ النشر: 25 نوفمبر 2021

Position Title: WGSS Admin Officer – Re advertised
Location: WGSS Harbanush
Reports To: Senior Protection Officer
Type of Contract: Full Time
Date Of Posting: November 25, 2021

How to Apply:

In case you meet the requirements and that you are interested in the position, please send your CV and Cover Letter in English in addition to three professional references to hrsyria@ri.org before November 30, 2021 stating in the subject
“WGSS Admin Officer – Harbanush”.
Please note that the position may be filled before the deadline of submission of the applications.

About RI

Relief International is a leading nonprofit organization working in roughly 20 countries to relieve poverty, ensure wellbeing and advance dignity. We specialize in fragile settings, responding to natural disasters, humanitarian crises and chronic poverty. Relief International combines humanitarian and development approaches to provide immediate services while laying the groundwork for long-term impact. Our signature approach — which we call the RI Way—emphasizes local
participation, an integration of services, strategic partnerships and a focus on civic skills. In this way, we empower
communities to find, design and implement the solutions that work best for them.

POSITION SUMMARY

Under the supervision of the Senior Protection Officer, the WGSS Admin Officer will support the planning, implementation and documentation of protection (GBV) activities in one women and girls safe space (WGSS).
S/he will manage and supervise WGSS staff.
The WGSS Admin Officer will also ensure timely coordination and communications with their supervisors, the other teams operating in the WGSS and the other RI teams at field level. S/he will also liaise with local community groups and INGOs present in the catchment area to ensure the effective provision of protection services and maintain the safety and integrity of project operations particularly as they relate to beneficiaries. Stay up-to-date
with RI policies and regulations, and insure the effective implementation of policies for all operational and program procedures. The WGSS Admin Officer reports to the Senior Protection Officer at field level and to the Protection Officer based in GZT. The position is field based. This position will provide administrative supervision to PSS
Officer , Social Worker, Social Assistant , Protection assistant in addition to the indirect staff in the WGSS.

في مركز الانشطة (GBV) تخطيط وتنفيذ وتوثيق أنشطة الحماية WGSS سيدعم المسؤول الإداري في ، Senior Protection Officer تحت إشراف
.WGSS المسؤول الإداري سوف يدير ويشرف على موظفي .(WGSS) للنساء و الفتيات
الأخرى على RI وفرق WGSS أيضًا التنسيق والتواصل في الوقت المناسب مع المشرفين والفرق الأخرى العاملة في WGSS سيضمن المسؤول الإداري ل
المستوى الميداني. سيتواصل أيضًا مع مجموعات المجتمع المحلي والمنظمات غير الحكومية الدولية الموجودة في منطقة المركزلضمان التوفير الفعال لخدمات
وضمان التنفيذ الفعال للسياسات ، RI الحماية ، والحفاظ على سلامة عمليات المشروع خاصة فيما يتعلق بالمستفيدين. البقاء على اطلاع دائم بسياسات ولوائح تقاريره إلى كبيرمسؤولي الحماية على المستوى الميداني وإلى مسؤول الحماية الموجود WGSS لجميع الإجراءات التشغيلية والبرامجية. يقدم المسؤول الإداري في غازي عينتاب .

REQUIREMENTS FOR THE POSITION

1. Law, social work, human rights, sociology, psychology or other similar degree/diploma;
2. 3 years’ relevant experience with NGOs and/or UN agencies;
3. Excellent verbal and written communication skills in Arabic;
4. Good verbal and written communication skills in English desirable;
5. Excellent in Microsoft Office skills
6. Excellent organizational and supervision skills;
7. Excellent problem solving and negotiation skills;
8. Excellent self-motivation skills;
9. Ability to exercise sound judgment and make decisions independently;
10. Comfortable working in resource-deprived environment;
11. Good stamina to stand and work for long hours;
12. Adaptable and capable of working well under pressure;
13. Ability to work in a team setting, as well as independently without supervision;
14. A strong propensity for flexibility, teamwork, and creative thinking will be essential to this job.

1. القانون أو العمل الاجتماعي أو حقوق الإنسان أو علم الاجتماع أو علم النفس أو درجة جامعية/ دبلومة أخرى مماثلة ؛
2. ثلاث سنوات من الخبرة ذات الصلة مع المنظمات غير الحكومية و / أو وكالات الأمم المتحدة ؛
3. مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة باللغة العربية.
4. مهارات الاتصال اللفظي والكتابي جيدة في اللغة الإنجليزية مرغوب فيه.
5. ممتاز في مهارات مايكروسوفت أوفيس
6. مهارات تنظيمية وإشرافية ممتازة.
7. مهارات ممتازة في حل المشكلات والتفاوض.
8. مهارات ممتازة في التحفيز الذاتي.
9. القدرة على ممارسة الحكم السليم واتخاذ القرارات بشكل مستقل.
10 . القدرة على العمل في بيئة محرومة من الموارد.
11 . قوة تحمل جيدة للوقوف والعمل لساعات طويلة.
12 . قابل للتكيف وقادر على العمل بشكل جيد تحت الضغط.
13 . القدرة على العمل ضمن فريق ، وكذلك بشكل مستقل دون إشراف.
14 . الميل القوي للمرونة والعمل الجماعي والتفكير الإبداعي ستكون ضرورية لهذه الوظيفة.

RESPONSIBILITIES

 Ensure strategic planning for the WGSS to enhance the workflow and improve the services' provision Prepare work schedules and work plans in coordination with the Sr. Protection Officer and the protection technical team based in Amman
 Follow up on implementation the work plan , ensure all needed supplies and logistics are secured , provide
feedback to staff and to line mangers on the achievement on weekly and monthly basis and sharing the best
practices and lesson learned related to implementing the activities on monthly basis.
 Supervise daily administrative operations, including vehicles movements and any daily expenses.

 Monitor administrative staff’s performance
 Archive staff data and follow up their issues.
 Resolve potential issues during the implementation under supervision of the Sr. Protection Officer
 Conduct regular meeting with the WGSS staff to discuss challenges, suggestion and success stories and
sharing the MoM with the line manger.
 Ensure prompt ordering and stocking of WGSS supplies with close coordination with the OPS team and the
line and technical managers.
 Ensure tracking system for all supplies needed for the activities.
 Follow up with OPS team on any needed maintenance in the WGSS.
 Assist in the supervision and training of junior staff when applicable and needed.
 Anticipate changing of needs in emergencies
 Ensure keeping all clients’ documents confidential,
 Under the supervision of the Senior Protection Officer, and in coordination with Security team maintain the safety and security of staff through participating in security plans preparation and implementation.
 Support the development and assist implementing new activities in Women and Girls Community Centres
under supervision the Sr. Protection Officer and coordination with the technical team.
 Coordination with Health, case management and PSS staff to ensure consistency of the programs developed
and when applicable implement joint activities and activities between Health and Protection .
 Engage with M&E team to develop and implement appropriate M&E plans for protection activities;
 Supervise and report data collection and statistics of daily activities in Community Centre and outreach
activities through timely reporting of WGSS activities according to agreed schedules and templates. And
mentioning any shift related to the work plan and monthly targets agreed in addition to sharing justifications
and suggestions.
 Ensure the regular collection and analysis of complete and up-to-date gender and protection information
needed for effective program/project design and monitoring.
 Ensure that all activities are implemented and coordinated based on a “do no harm” approach.
 Mainstream protection and gender across all areas of intervention .
 Perform other duties as required.

الواجبات والمسؤوليات:
لتعزيز سير العمل وتحسين تقديم الخدمات WGSS • ضمان التخطيط الاستراتيجي ل
والفريق التقني للحماية في عمان Senior Protection Officer • إعداد جداول العمل وخطط العمل بالتنسيق مع
• متابعة تنفيذ خطة العمل ، والتأكد من تأمين جميع الإمدادات واللوجستيات اللازمة ، وتقديم الملاحظات للموظفين والمديرين المباشرين حول الإنجاز على
أساس أسبوعي وشهري وتبادل أفضل الدروس المستفادة المتعلقة بتنفيذ الأنشطة على أساس شهري .
• الإشراف على العمليات الإدارية اليومية ، بما في ذلك حركة السيارات وأي مصاريف يومية.
• متابعة أداء الموظفين الإداريين
• أرشفة بيانات الموظفين ومتابعة قضاياهم.
Senior Protection Officer • حل القضايا المحتملة أثناء التنفيذ تحت إشراف
Senior Protection لمناقشة التحديات والاقتراحات وقصص النجاح ومشاركة مخرجات الاجتماعات مع WGSS • عقد اجتماعات منتظمة مع موظفي
.Officer
بالتنسيق الوثيق مع الفريق اللوجستي والمدير المباشر و التقني. WGSS • ضمان الطلب الفوري وتخزين إحتياجات
• ضمان نظام تتبع لجميع الإمدادات و المواد اللازمة للأنشطة.
.WGSS • المتابعة مع فريق العمليات بشأن أي صيانة مطلوبة في
• المساعدة في الإشراف وتدريب الموظفين عند الاقتضاء والحاجة.
• توقع تغير الاحتياجات في حالات الطوارئ
• ضمان الحفاظ على سرية جميع مستندات المستفيدين ،
وبالتنسيق مع فريق الأمن الحفاظ على سلامة وأمن الموظفين من خلال المشاركة في إعداد الخطط الأمنية Senior Protection Officer • تحت إشراف
وتنفيذها.
والتنسيق مع الفريق Senior Protection Officer • دعم التطوير والمساعدة في تنفيذ أنشطة جديدة في المراكز المجتمعية للنساء والفتيات تحت إشراف
الفني.
Only shortlisted candidates will be contacted for an interview.
سيتم التواصل وإجراء المقابلات فقط مع المتقدمين أصحاب السيرة الذاتية التي تتناسب مع متطلبات العمل
Please mention the applied position in your application e-mail
الرجاء ذكر المنصب الوظيفي كعنوان للبريد الالكتروني المرسل عند التقييم
Please note that the position might be filled before the deadline
الرجاء ملاحظة انه يمكن ملئ الشاغر قبل الموعد النهائي للتقديم
• التنسيق مع الصحة و المسؤول المجتمعي وموظفي الدعم النفسي الاجتماعي لضمان اتساق البرامج المطورة وعند الاقتضاء تنفيذ الأنشطة والأنشطة المشتركة
بين الصحة والحماية.
• الانخراط مع فريق المراقبة والتقييم لتطوير وتنفيذ خطط الرصد والتقييم المناسبة لأنشطة الحماية.
• الإشراف على جمع البيانات وإحصاءات الأنشطة اليومية في المركز المجتمعي وأنشطة التوعية و توثيقها من خلال تقديم التقارير في الوقت المناسب عن
وفقًا للجداول الزمنية والقوالب المتفق عليها. وذكر أي تحول يتعلق بخطة العمل والأهداف الشهرية المتفق عليها بالإضافة إلى ذكر المبررات WGSS أنشطة
والاقتراحات.
• ضمان أن يتم تنفيذ جميع الأنشطة وتنسيقها على أساس نهج "عدم إلحاق الضرر".
• تعميم الحماية والمساواة بين الجنسين في جميع مجالات التدخل.
•أداء واجبات أخرى كما هو مطلوب

RI Values & Standards:
Safeguarding
 Uphold and promote RI’s commitment to ensuring the safeguarding and safety of the vulnerable
communities we serve.
 Consistent with RI’s safeguarding and protection policies, ensure all people who come into contact with
Relief International are as safe as possible.
RI Values:
 We uphold the Humanitarian Principles: humanity, neutrality, impartiality and operational independence.
 We affirmatively engage the most vulnerable communities.
 We value
o Inclusiveness
o Transparency and accountability
o Agility and innovation
o Collaboration
o Sustainability
Professional Standards
All Relief International members (staff, volunteers and interns) are committed to the RI policies such as, RI Code of
Conduct, Child Protection Policy, Reporting Conflict of Interest, Reporting Misconduct, Reporting Sexual Exploitation and
Abuse. All new comers are expected to adhere to all these policies.
Disclaimer Clause
This job description is not an exhaustive list of the skills, effort, duties and responsibilities associated with position.