مفهوم إدارة الحالة و أهميتها وخطواتها

مسؤول إدارة الموارد البشرية في المنطقة - جرابلس

منظمة اكتد
الموعد النهائي30 يناير 2022
المكان: جرابلس
تاريخ البدء: 01/03/2022
 

الغرض من الوظيفة

مسؤول الموارد البشرية / المسؤول مسؤول عن إعداد ومتابعة جميع المسائل المتعلقة بالإدارة والموارد البشرية المتعلقة بالموظفين العاملين في {المنطقة} ، {القاعدة / البلد} ؛ بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر إدارة العقود ، وإدارة الإجازات ، وإعداد كشوف المرتبات ، والمباني ، بما يتماشى مع توجيهات ACTED. يكون موظف الموارد البشرية / المسؤول في المنطقة مسؤولاً عن إدارة موظفيه والتأكد من أن الإدارة تلبي أهدافها.

سلسة من الاوامر

تحت سلطة:

§ تحت الإشراف المباشر لمنسق المنطقة الفرعية ونائب منسق المنطقة.

§ تحت الإشراف الفني العام لمكتب حقوق الإنسان الأول.

إدارة الخط:

§ مساعدي الموارد البشرية / الادارية

§ مساعد مكتب

§ منظف

علاقات العمل

داخلي:

- تنسيق المنطقة / المحور

- فريق المنطقة / HUB FLATS

- برنامج المنطقة / HUB وفرق AME.

• المنطقة / المحور الوصول - التأثير

خارجي:

- السلطات المحلية

• أكتيد الشركاء

الملاك

أهداف

1. بناء العلاقات والحفاظ عليها ، يغرس الشعور بروح الفريق والعمل الجماعي والتعاون بين الفريق ؛
2. تنفيذ اللوائح الداخلية للموارد البشرية وجلسات التوعية والإعداد والتوجيهات للموظفين الحاليين والجدد ؛
3. تعزيز بناء قدرات الموظفين والدورات التدريبية من خلال الموارد الداخلية أو الخارجية ؛

واجبات و مسؤوليات

I. الإدارة الإدارية

مسؤول الموارد البشرية / المسؤول في المنطقة مسؤول عن المهام التالية.

صياغة وتعميم ومتابعة الوثائق التالية:

· صياغة الخطابات الإدارية.

· المذكرات واللوائح والمذكرات الداخلية وما إلى ذلك.

· خطابات / وثائق رسمية تتعلق بالقضايا مع المكاتب الحكومية والمنظمات غير الحكومية وأصحاب المصلحة الآخرين.

· ضمان امتثال إجراءات ACTED للمتطلبات القانونية للبلد وإدارة ACTED ، لا سيما فيما يتعلق بالإجراءات واللوائح المحلية ؛

· إدارة مباني منظمة اكتد. بما في ذلك إدارة عقد الإيجار (تجديد عقد الإيجار ، وما إلى ذلك) ، والتواصل مع أصحاب العقارات ، وتنظيم المباني (المكتب والإقامة في دار الضيافة).

· ضمان توفير اللوازم المكتبية بشكل كافٍ وفقًا للدليل اللوجستي لـ ACTED (إعداد نماذج الطلبات ، وما إلى ذلك) والتوزيع الدقيق لهذه العناصر لضمان كفاءة التكلفة ؛

· متابعة مخزون اللوازم المكتبية ، بالتنسيق مع اللوجيستيات ووفقًا لإرشادات ACTED.

· الحفاظ على نظام الملء الإداري والتحقق منه. والتي تشمل تعبئة جميع الوثائق الإدارية.

· مشاركة جدول المفوضين بالتوقيع على أساس شهري مع مكاتب العاصمة والإدارات المعنية.

ثانيًا. إدارة الموارد البشرية

· إبلاغ الموظفين بالعطلات الرسمية في الوقت المناسب.

· الإشراف الإداري على الإجازات في المنطقة ، بما في ذلك إجراء فحوصات دورية منتظمة للحضور ومتابعة الإجازات.

· إبلاغ وإثارة أي خرق ملحوظ للوائح ACTED قد يؤدي إلى إجراءات تأديبية وفقًا لدليل الموارد البشرية ACTED ؛

· متابعة نظام التقييم: توجيه المديرين التنفيذيين خلال هذه العملية ، ومتابعة تقديم التقييمات في الوقت المناسب ، ومراجعة التوصية ، ومتابعة التوصيات والنماذج النهائية. نماذج تقييم الموظفين مع مديري الإدارات ذات الصلة ؛

· إعداد الهياكل التنظيمية المعيارية وكذلك الهيكلية الخاصة بالمشروع.

· التأكد من أن جميع الموظفين لديهم شروط مرجعية شاملة.

· ضمان استخدام قوالب معيار الموارد البشرية ACTED ، بما يتماشى مع دليل الموارد البشرية ACTED / اللوائح الداخلية

· تقديم تقارير شهرية إلى كبير موظفي حقوق الإنسان ؛ لا سيما من حيث الحضور ومتابعة العقد ، وذلك لضمان كفاءة نظام الرواتب.

ثالثا. توظيف

· مساعدة فريق التوظيف في HUB / Capital في الوظائف الشاغرة. داخلي و خارجي.

· ضمان جمع جميع المستندات المطلوبة من المتقدمين ، كما هو موضح في دليل الموارد البشرية ACTED.

· مساعدة فريق التوظيف في HUB / Capital بإجراء المراجع ("التحقق من المرجع").

· المقابلات / ترتيبات الاختبار كلما دعت الحاجة.

· جمع جميع المعلومات المطلوبة للملف الشخصي (بطاقة الهوية ، الصور ، "حزمة التوظيف" ، إلخ) ،

· صياغة العقود بما يتماشى مع نماذج ACTED ومتابعة أي تجديد أو تعديل أو استقالة أو إنهاء وفقًا لطلبات فريق HUB HR.

· ترتيب دورات تعريفية للموظفين الجدد وإطلاعهم على حقوقهم والتزاماتهم.

· تبادل رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية لأولئك المنضمين الجدد.

· دعم فريق الموارد البشرية HUB / Country مع توظيف العمال اليومي عند الحاجة.

رابعا. الايداع

يجب أن يكون مسؤول الموارد البشرية / المسؤول في المنطقة مسؤولاً عن نظام تعبئة دقيق وفعال ، بما يتماشى مع متطلبات ACTED ؛ في نسخة مطبوعة ورقية. يجب أن يكون أيضًا مسؤولاً عن تدفق الوثائق بين المنطقة - القواعد - مكاتب المركز التي تتم بشكل صحيح.

§ التأكد من والتحقق من المجلدات الشخصية للموظفين الجدد من تاريخ الانضمام ؛

§ ضمان سرية الملفات الشخصية.

§ التأكد من تحديث الخادم لجميع مستندات وملفات الموارد البشرية والإدارة ؛

V. التدريب الداخلي والخارجي

• ضمان / ترتيب ومتابعة تحريضات وتوجهات المنضمين الجدد ، بالإضافة إلى ACTED الإلزامي للحماية من الاستغلال والانتهاك الجنسيين وتدريبات السلامة التي يتم إجراؤها بشكل صحيح ؛

• الاتصال بالتنسيق في المنطقة الفرعية ورؤساء الأقسام لإجراء تدريبات داخلية وتبادل الجلسات المعرفية ؛

• الدعم من خلال توفير التدريبات الخارجية ؛

• التأكد من جمع وثائق تدريب الموارد البشرية اللازمة للتدريبات الداخلية والخارجية ؛

مؤشرات الأداء الرئيسية

· نسبة نجاح التحريض والتوجيه.

· النسبة المئوية لإنهاء كشوف المرتبات وتقارير / أوراق الموارد البشرية في الوقت المناسب ؛

· النسبة المئوية لأخطاء ونتائج مهام الموارد البشرية / المسؤول (وفقًا للمدير المباشر) ؛

· نسبة نجاح جاهزية الخادم.

· عدد التدريبات الخارجية.

مؤهلات

يفضل دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الموارد البشرية أو مجال ذي صلة

· اللغة الإنجليزية العادلة والعربية بطلاقة (كتابة وتحدثا).

· مهارات ممتازة في الكتابة والاتصال.

· خبرة عمل لا تقل عن سنتين ويفضل أن تكون خبرة المنظمات الدولية غير الحكومية.

· القدرة على العمل تحت الضغط في بيئة عالية الوتيرة.

· مهارات تنظيمية وترتيب الأولويات جيدة.

· الكفاءة في Microsoft Office و Microsoft Excel و Publisher.

· مهارات التعامل مع الآخرين قوية

· مهارات تحليلية قوية

كيفية التقديم

يجب على المتقدمين المهتمين والمؤهلين التقديم عن طريق ملء نموذج الطلب من خلال هذا الرابط
https://forms.gle/5v4N5wqshVaq6QuG6

سيتم الاتصال بالمرشحين المختارين فقط.

يجب على المتقدمين تقديم معلومات كاملة ودقيقة تتعلق بملفهم الشخصي ومؤهلاتهم ليتم أخذها في الاعتبار عند فتح الوظيفة الحالية. لا يجوز إجراء أي تعديل أو إضافة أو حذف أو مراجعة أو تعديل على الطلبات المقدمة. سيخضع المرشحون قيد الدراسة الجادة للاختيار لفحوصات مرجعية للتحقق من المعلومات المقدمة.